Ten moment zbliża się wielkimi krokami i jest… nieunikniony. Już nie tylko pion operacyjny Etisoftu będzie funkcjonował zgodnie z systemem 5S. Za nami pierwsze warsztaty dla liderów z pozostałych działów. Teraz pracują oni nad szczegółami dotyczącymi standardów, które jako organizacja chcemy i zamierzamy wprowadzić w całej firmie.

Małgorzata Jakubik, konsultant wiodący we współpracującej z nami firmy  Lean Enterprise Institute, pomaga wdrożyć 5S w części administracyjnej Etisoftu. Przy Jej pomocy postaramy się obalić stereotypy i najczęściej powielane błędne opinie na temat 5S.

• Na początek „dowcip” zasłyszany przez panią Małgorzatę od pracownika jednej z portugalskich fabryk przed wdrożeniem 5S: – Przecież przyjdą panie sprzątaczki i posprzątają. U nas, proszę pani, sprzątaniem zajmują się tylko kobiety!
• W przytoczonej wyżej krótkiej wypowiedzi są aż dwa błędy: po pierwsze – 5S jest demokratyczne i absolutnie nie dotyczy tylko kobiet! Obejmuje wszystkie szczeble organizacyjne i wszystkie działy. Może wzbudzać wiele emocji, zwłaszcza wśród pracowników administracyjnych. Najważniejsze to podejść do tematu z założeniem, że nie jest to kara, a ułatwienie. Pracownikom produkcji, gdzie istnieje powtarzalność czynności, rotacja personelu i konieczność szybkiego reagowania na polecenia przełożonych, łatwiej jest zaakceptować takie zmiany. Są one bardziej oczywiste. Wątpiącym w zasadność 5S pracownikom administracyjnym warto uświadomić natomiast, że w uporządkowanym środowisku przestajemy szukać różnych rzeczy i dokumentów, a według poważnych badań, na poszukiwaniu przedmiotów, które nie znajdują się na swoim miejscu choć powinny, tracimy od 6 do 13 tygodni w roku. Po drugie, 5S nie polega tylko na sprzątaniu.

• Biurko obklejone taśmą – czy absolutnie niezbędne?
• To jedno z rozwiązań budzących sporo wątpliwości wśród pracowników. W regułach 5S nigdzie nie jest zapisane, że tak ma wyglądać standard biurka. 5S rządzi się powiedzeniem: „Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu” i trzeba znaleźć sposób na pokazanie, gdzie jest właściwe miejsce na przedmioty. Można to zrobić używając i owszem taśmy, ale też zdjęć, schematów czy etykiet. Najważniejsze to wyjść od potrzeby: po co wprowadzamy dany standard. Niedobrą odpowiedzią jest: po to, żeby był porządek. Prawidłowa odpowiedź brzmi natomiast: standard ma nam pomóc rozwiązać problem w postaci marnotrawstw (różnego typu). Jeśli więc taśma znacząca np. miejsce na odkładanie dokumentów przychodzących lub wychodzących pomoże w ich zidentyfikowaniu, to jej obecność jest jak najbardziej uzasadniona.

• Mój jest ten kawałek podłogi…
• Przy wprowadzaniu reguł 5S trzeba pamiętać, że nie uznają one „ziemi niczyjej”, miejsc wspólnych nikomu nie przypisanych, bo one w naturalny sposób stają się składowiskami rzeczy niepotrzebnych, którymi nikt się nie chce zająć. Będziemy więc przypisywać odpowiedzialność za miejsca i obszary konkretnym osobom. 5S dopuszcza oczywiście również możliwość posiadania na stanowisku pracy rzeczy stref prywatnych, specjalnie wyznaczonych  szuflad czy szafek o określonej, ograniczonej wielkości, gdzie nie będzie zaglądać żaden audytor. Ten „luksus” łatwiej akurat zrealizować w administracji, niż na produkcji. Jak najbardziej możemy się też umówić, że dopuszczamy  posiadanie na biurku prywatnych zdjęć, czy pamiątki z wakacji – jeżeli tak zdefiniujemy nasze standardy. Do tematu trzeba podejść zdroworozsądkowo. Pamiętajcie, że lepiej jest wprowadzić standardy mówiące o ogólnej zasadzie, których następnie będziemy skrupulatnie i bez wyjątku przestrzegać, niż zapisy bardzo precyzyjne, których później w wielu przypadkach nie będziemy w stanie się trzymać i pozwolimy na  całą serię wyjątków. Np. możemy ustalić ogólnie, że na naszych biurkach  można postawić trzy przedmioty prywatne i na więcej niż trzy nie będziemy pozwalać Natomiast nie będziemy nikomu dyktować, co tym przedmiotem prywatnym może być. Wszyscy lubimy trochę wolności i jeżeli będzie to wolność w ramach wspólnie uzgodnionego standardu, łatwiej przyjdzie nam wszystkim  zaakceptować zmiany!

• Żeby nie bolało
• Najbardziej dotkliwą, choć najprostszą do wykonania jest pierwsza z reguł 5S – sortowanie, czyli wyeliminowanie z naszego miejsca pracy wszystkich rzeczy niepotrzebnych. Jak nie upierać się, że wszystko jest potrzebne? Aby przejść przez sortowanie bezboleśnie, warto przyjąć kryterium czasu, w jakim ostatnio używaliśmy danego przedmiotu. Jeśli termin ten dawno został przekroczony – bez wyrzutów sumienia możemy się go pozbyć. Drugi z kroków 5S to systematyka, czyli oznaczenie gdzie i co z mojego „środowiska” powinno się znaleźć. W trzecim punkcie – czyli sprzątaniu – bynajmniej nie chodzi o mycie okien, a o utrzymanie czystości i niewielki ogląd tego co się na moim miejscu pracy dzieje. Standaryzacja to punkt czwarty. Może być przeprowadzona mądrze lub represyjnie. Od tego działania zależy jak pracownicy przyjmą 5S i uznają, czy jest ono pożyteczne, czy też zniechęcające. Wreszcie samodyscyplina, polegająca na wyrobieniu nawyku przestrzegania pierwszych czterech S. To najtrudniejszy do wdrożenia krok, ponieważ wiąże się z koniecznością zmiany sposobu myślenia oraz dotychczasowych przyzwyczajeń. W działach produkcyjnych funkcjonalność musi stanąć przed estetyką. W biurach, także ze względu na klientów z zewnątrz – estetyka jest równie ważna.

• Szybko sprzątamy, idzie kontrola!
• Jak wszystkie ustrukturyzowane procesy, 5S będzie również miało element kontroli. Błędem jest sprowadzanie roli audytorów 5S do kontrolerów, pojawiających się znienacka i wyszukujących kurz przy pomocy białych rękawiczek. Nie chodzi o to, żeby wprowadzić tajne komando, kojarzone z terrorem i szukające tzw. dziury w całym. Audytorzy powinni być pomocni w eliminowaniu nadprodukcji i nieprzynoszącego żadnej wartości dodanej oczekiwania, wskazywaniu zbędnych czynności, tworzenia niepotrzebnych zapasów i generalnie marnowaniu ludzkiego potencjału. Będą audytować według standardów, warto więc je dobrze ustalić kierując się kryterium – jaki standard jest nam potrzebny, jakiej czynności poświęcamy zbyt wiele czasu, jak mogłoby być lepiej. Warto sobie uświadomić, że wiele czynności funkcjonujących w ramach 5S przynajmniej niektórzy z nas mają zakodowane od dawna w swoim charakterze, a ich wykonywanie jest tak naturalne jak jedzenie, czy picie. Lider 5S pomoże nam w sobie znaleźć potencjał 5S, naturalną chęć do uporządkowania świata wokół nas. Pamiętajmy też – audyty 5S powinny zawsze odbywać się w obecności użytkownika danego stanowiska. Czy mają być zapowiadane? Zdecydowanie tak. Jeżeli niespodziewane, to tylko okresowo, na zasadzie wyjątku, a nie standardu.

Pamiętajmy i powtórzmy to sobie jeszcze raz –  głównym celem tej filozofii jest doskonalenie, a takie głębokie zmiany w kulturze przedsiębiorstwa wymagają szerokiego zaangażowania kierownictwa firmy dla udanej realizacji wdrożenia 5S.

5S jest jednym z podstawowych narzędzi tzw. szczupłego zarządzania. Powstało w wyniku wielu lat badań i praktyki czołowych japońskich firm. Celem 5S jest taka organizacja środowiska pracy, aby łatwo było zauważyć w nim marnotrawstwo, by później je usunąć i dzięki temu poprawić stabilność, efektywność i jakość procesu oraz  bezpieczeństwo i wygodę pracy. 5S bezpośrednio wpływa na  doskonalenia kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa i z tego powodu traktowane jest często jako kluczowa technika Lean i wdrażane w przedsiębiorstwach jako jedna z pierwszych. 

1 S – sortowanie

2 S – systematyka

3 S – sprzątanie

4 S – standaryzacja

5 S – samodyscyplina

Tekst ukazał się w „Nawoju wewnętrznym” – newsletterze kierowanym do pracowników Grupy Etisoft, w sierpniu 2016 roku.

Artykuł został opublikowany dzięki uprzejmości i za zgodą firmy Etisoft.