Audyty Lean: dopełnienie leanowego PDCA

W idealnym środowisku lean, przesyconym podejściem PDCA nie byłoby prawdopodobnie potrzeby przeprowadzania żadnych audytów. Z założenia przecież wszyscy pracownicy po wykonaniu zaplanowanych działań, odruchowo dokonywaliby ich sprawdzenia, a potem zdyscyplinowani reagowali na wyniki w ramach rutynowej procedury PDCA właśnie. Brzmi wspaniale, prawda?

Cóż, ten piękny obrazek to niestety na razie tylko wizja, którą być może kiedyś osiągniemy. Do tego czasu będziemy jednak potrzebować audytów, aby  sprawdzić stan naszych procesów, i to niezależnie od tego czy sprawdzamy 5S na stanowiskach pracy, czy działanie system mitzusumashi w całej fabryce. Będziemy potrzebowali tej samej dyscypliny i zdroworozsądkowego podejścia, aby audyty pomogły podtrzymać to, co jest dobre, oraz odkryć to, co wymaga poprawy. Pamiętaj – jakość procesu audytowego, czyli jak dobrze przeprowadzasz audyty i jakie wyciągasz z nich wnioski, będzie decydowała o jakości twojego wdrożenia, jego trwałości i osiągniętych efektach.

2016-01-22 - Audyty Lean dopełnienie leanowego PDCA

Jak to często bywa, także w przypadku audytów diabeł tkwi w szczegółach. Zdarza się przecież, że audyty nie przynoszą oczekiwanych rezultatów a standardy ulegają degeneracji mimo rzeczywistego zaangażowania wszystkich audytorów. Audytorzy spadają jak jastrzębie z nieba na nieprzeczuwających niczego złego pracowników, znajdują niezgodności i wyjaśniają, co jest wykonywane w niewłaściwy sposób. Wkładają w proces całe serce, wykonują go w najlepszy znany sobie sposób. Poza tym obszary o najlepszych wynikach są nagradzane a te najgorsze trafiają na czarną listę. A jednak standardy wciąż nie są przestrzegane. Dlaczego?

Okazuje się, że często o sukcesie decydują tutaj szczegóły: jakość list kontrolnych używanych do audytowania, odpowiednia częstotliwość audytowania, skład grupy audytującej, a przede wszystkim to, co dzieje się dalej z problemami znalezionymi w czasie audytów. Czy wykorzystywane są przede wszystkim do napiętnowania braku dyscypliny, czy też skupiamy się na tym, aby usunąć je jak najszybciej a przez to uczyć się i rozwijać firmę. Spośród wielu problemów z audytami, napotykanych przez naszych klientów, wybraliśmy sześć, które w naszej ocenie są najczęstsze. Czy któryś z poniższych będzie brzmiał dla was znajomo?

Problem nr 1: Chcielibyśmy prowadzić regularne audyty. Niestety jesteśmy zawaleni pracą a audyty zabierają zbyt wiele czasu. I w sumie nie mamy czasu na audyty i często o nich zapominamy.  

To jeden z najczęściej spotykanych przez nas problemów z audytami. Narzekają na to zarówno dyrektorzy, kierownicy, jak i liderzy zespołów. Wszyscy mają wiele do zrobienia, pracują pod presją czasu i wyników. Audyty nie wpisują się w codzienny rytm dnia, bo nie pomagają bezpośrednio w wykonaniu planu na dany dzień, nie rozwiążą aktualnych problemów jakościowych, nie spowodują natychmiastowego przyśpieszenia procesu. Oczywiście wszyscy rozumiemy, że w dalszej perspektywie audyty pomogą, ale jeżeli mamy wybór między załatwieniem palących kwestii codziennych a oddaniem się procesowi audytowania i odłożeniu na później walki z bezpośrednim zagrożeniem planu, rzucamy się w wir akcji tu i teraz i nie zadajemy sobie trudu wygospodarowania czasu na potrzebny audyt, szczególnie jeżeli ten czas to godzina lub więcej. Co więc robić?

Ogranicz liczbę zadawanych pytań. Lista pytań zadawanych w trakcie pojedynczego audytu nie powinna przekraczać 10, maksymalnie 15. Pamiętaj o podstawowej zasadzie, że im prostszy jest proces, im łatwiejsze w użyciu narzędzie, tym większa szansa, że będzie ono stosowane. Listy-potwory, które wymagają uzyskania odpowiedzi na 40 i więcej pytań, będą odstraszały audytorów od podjęcia jakiegokolwiek wysiłku, a jednocześnie ich uzupełnienie będzie angażowało audytowanych na dłuższy czas. A chcielibyśmy, aby cały proces, łącznie  z przekazaniem wyników audytu właścicielowi obszaru, nie przekraczał 30 minut. I po drugie, nie zaskakuj audytorów i audytowanych potrzebą sprawdzenia procesu. Audyty lean to audyty planowane.

Dwie kwestie są w tym miejscu bezdyskusyjne:

  1. Zrób wszystko, aby zaplanowane audyty się odbywały, bez względu na okoliczności, aby wszyscy wiedzieli, że to ważny proces.
  2. Regularność jest kluczową cechą procesu audytowania. Pamiętaj, że prawdziwym celem audytowania w środowisku lean nie jest wskazanie odstępstw od standardów, ale poprawa procesów, zapewnienie zdyscyplinowanego stosowania się do standardów i przekształcenie ich w nawyk. Audytowanie nie jest kaprysem prezesa, jest stałą, normalną częścią dobrego procesu usprawniania!

Problem nr 2: Audyty lean, podobnie jak inne kontrole, przekształcają się w proces „malowania trawy na zielono”.

Dawno już przestaliśmy liczyć przypadki, kiedy nasi klienci odwołali naszą wizytę u nich lub warsztat optymalizacyjny z powodu zbliżającego się ważnego audytu, na przykład audytu ISO. Przeważnie tłumaczą się koniecznością przeznaczenia wszystkich zasobów na przygotowanie do audytu! Taki audyt jest ważny i zdarza się nieczęsto, w związku z czym potrzebny jest czas na malowanie trawy! Sprawdź, czy twoi pracownicy muszą się podobnie, specjalnie przygotowywać do audytu 5S czy pracy standaryzowanej. Jeżeli tak, najprawdopodobniej audytujesz zbyt rzadko, nie stworzyłeś systemu, który utrzymywałby ciągłą konieczność stosowania standardu.

Jak często to wystarczająco często? Oczywiście nie ma jednej dobrej odpowiedzi i wiele zależeć będzie od charakteru procesu i obszaru, ale jest jedna ogólna zasada, do której stosowania chcielibyśmy zachęcić: im świeższy jest proces, który audytujesz lub im gorszy jest stan wyjściowy procesu, tym częściej należy mu się przyglądać. Z czasem, w miarę stabilizowania się procesu, jego użytkownicy nauczą się stosowania najlepszych metod, poprawią się uzyskiwane wyniki i będziesz mógł sprawdzać go rzadziej, z wyraźnym nastawieniem na potwierdzenie uzyskanej stabilności i poszukanie możliwości doskonalenia. A metaforyczna trawa pozostanie zielona dzięki regularnemu strzyżeniu i podlewaniu, bez konieczności sztucznego malowania jej w panice w ostatniej chwili przed nadciągającą kontrolą.

polecamy również

Jak zrobić dobry audyt
24.05.2017 Poznań

Wykorzystanie systemu audytowania do doskonalenia organizacji i rozwoju pracowników

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Menedżer – coach
25.05.2017 Łódź

Kształtowanie postaw przełożonych zorientowane na wykorzystanie potencjału pracowników

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. więcej. Zamknij