Ludzie często zadają mi pytanie, czy koncepcja Lean Management ma uniwersalne zastosowanie. Z wielu usłyszanych przeze mnie wersji tego pytania wynika, że większość osób żyje w błędnym przekonaniu, że szczupłe zarządzanie jest zarezerwowane jedynie dla obszarów związanych z produkcją. Ja natomiast miałem okazję się przekonać, że Lean Management można zastosować dosłownie wszędzie. Postaram się Wam to udowodnić.

Reguły szczupłego zarządzania znajdują zastosowanie w podstawowych zadaniach i funkcjach każdego typu organizacji. Wiele osób uważa na przykład, że nie ma możliwości wykorzystania zasad Lean Management w produkcji małoseryjnej lub jednostkowej. Twierdzą, że produkują rzeczy niepowtarzalne i przez to nie mają szans na odniesienie korzyści płynących z zastosowania koncepcji szczupłego zarządzania.

Z mojego doświadczenia wynika jednak, że można uzyskać więcej korzyści wprowadzając szczupłe zarządzanie w produkcji jednostkowej, niż w typowej fabryce produkującej na skalę masową. Dzieje się tak, ponieważ zakłady realizujące produkcję małoseryjną opierają się – podobnie jak firmy, w których produkcja podlega regułom skali – na serii procesów. Kiedy zostaną one ustawione w konfiguracji umożliwiającej przepływ i kiedy zaczynamy im się przyglądać z perspektywy czasu taktu oraz pracy standaryzowanej, okazuje się, że zaczynamy dostrzegać ogromne rezerwy w zakresie poprawy jakości, produktywności, a co najważniejsze w przypadku produkcji jednostkowej, w obszarze skrócenia czasu realizacji.

Jeśli dzięki szczupłemu zarządzaniu, będziecie w stanie skrócić czas realizacji z 13 do 2 tygodni, zyskacie miażdżącą przewagę nad konkurencją. Dla zakładu, w którym produkcja ma charakter małoseryjny będzie stanowić to jeszcze większą przewagę, gdyż umożliwi żądanie wyższej ceny ze względu na szybkość realizacji zleceń, podczas gdy standardowa firma – próbując dokonać tego samego – doświadczy poważnych trudności.

Dla innych niedowiarków ważną kwestią jest, czy szczupłe zarządzanie znajduje zastosowanie poza firmami produkcyjnymi. Sugeruję im zazwyczaj, żeby pozbyli się przekonania, że „firmom nieprodukcyjnym ciężej jest osiągać oczekiwane wyniki”. W rzeczywistości przekonałem się, że firmy nieprodukcyjne mają tendencję do osiągania dużo lepszych wyników. Według mojej teorii dzieje się tak dlatego, że w firmach tych jest tak wiele obszarów wymagających usprawnień, że nawet najmniejszy postęp, lub zmiana sposobu działania, czyni ogromną różnicę. Z reguły firmy te, zamiast usprawniać procesy (co mogłoby dać ogromne możliwości), decydują się po prostu na automatyzację (komputeryzację) swoich strat.

Jeśli macie w planie wdrożenie Lean Management w swojej firmie, radzę zabrać się za to w taki sposób, w jaki przeprowadzono by to w firmie produkcyjnej. Zadajcie swoim ludziom pytanie: Jakie mamy strumienie wartości? Jak wyglądają mapy tych strumieni wartości? W którym miejscu wasze procesy generują marnotrawstwo? W jaki sposób można się go pozbyć i poprawić (udrożnić) przepływ w działaniach (procesach)? W chwili klarownego zdefiniowania problemu, zaczynamy dostrzegać jasne i proste rozwiązania.

Częstym wyzwaniem, z którym przyjdzie Wam się zmierzyć, będzie opór ze strony tych członków organizacji, którzy są przeciwni wszelkim zmianom. Pewnego razu pomagałem firmie ubezpieczeniowej skrócić proces zawarcia umowy ubezpieczenia na życie z 48 dni do mniej niż 20, dzięki czemu z 15 zawieranych wcześniej w ciągu tygodnia polis, zrobiło się ich aż 88! Rewelacyjna poprawa wyników, a do tego 88 ubezpieczonych ludzkich żyć. Nie zgadniecie, jak nam się tego udało dokonać! Odnieśliśmy sukces dzięki posadzeniu czterech analityków obok jednego agenta ubezpieczeniowego. Odpowiednia konfiguracja rozmieszczenia ludzi pozwoliła im na pracę w zespole, dzięki czemu zaczęli nagle osiągać doskonałe wyniki. Początkowo było to dla nich pewnym problemem, ponieważ uważali, że zaproponowany układ „nie był profesjonalny”. Ich zdaniem „agenci ubezpieczeniowi powinni pracować wyłącznie w towarzystwie innych agentów.”

W takich przypadkach kluczową rolę odgrywa postawa kadry zarządzającej. Trzeba sobie zadać pytanie, czy nasza obecność i działalność w biznesie ma w jak najbardziej efektywny sposób zadowolić klienta, czy może uszczęśliwić naszych agentów ubezpieczeniowych? W jaki sposób możemy uzmysłowić członkom naszego zespołu dlaczego wprowadzamy te wszystkie zmiany? Jak możemy ich zachęcić, aby sami takie zmiany zechcieli proponować i wprowadzać w życie?

Wystarczy skupić się na podstawowych zasadach szczupłego zarządzania, aby umożliwić zastosowanie Lean Management w organizacji dowolnego typu.

Art Byrne

Art Byrne jest autorem książki „Jak zrewolucjonizować firmę dzięki Lean Management”, która ukazała się nakładem wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska w 2013 roku. Autor był gościem specjalnym XIII Konferencji Lean Management, która jest organizowana przez Lean Enterprise Institute Polska co roku w czerwcu we Wrocławiu.

Artykuł został oryginalnie opublikowany w “The Lean Post”. Link do artykułu znajduje się tutaj.