Lean Office i Lean Administration – filozofia Lean Management na gruncie administracyjnym i biurowym

Przykład systemu ssącego dla meteriałów biurowych w siedzibie LEI Polska

Sednem koncepcji Lean Thinking na gruncie administracyjnym i biurowym – tak jak w przypadku działań produkcyjnych – jest eliminacja marnotrawstwa celem usprawnienia przepływu wartości. Przy okazji dyskusji dotyczącej sfery administracyjnej warto wziąć pod uwagę następujące fakty:

  1. Szacuje się, że 70% potencjału w zakresie eliminacji marnotrawstwa znajduje się w obrębie procesów biurowych 1.
  2. Przez ostatnie 30 lat produktywność firm produkcyjnych w Stanach Zjednoczonych potroiła się (częściowo dzięki zastosowaniu technik Lean Manufacturing). W tym samym czasie produktywność sektora usług wzrosła zaledwie o 40% 2.
  3. Jeżeli w wyniku inicjatyw Lean Office, „czasy przejścia” (ang. lead times) w procesach usługowych zostaną zredukowane o 25%, to można się spodziewać podwojenia produktywności oraz kapitału pracującego organizacji 3.

Koncepcja Lean Management w odniesieniu do sfery administracyjnej i biurowej, znana pod nazwą Lean Office lub Lean Administration, zostanie zaprezentowana na tle pięciu zasad Lean Thinking zdefiniowanych przez Womacka i Jonesa 4.

Zasada 1 i 2 – definiowanie wartości oraz strumień wartości (ang. Value oraz Value Stream)

Definicja wartości w przypadku wielu procesów o charakterze administracyjnym nie jest często oczywista. W procesie biurowym trudniej zidentyfikować jest klienta, produkt oraz wartość dla klienta. Praca działów administracyjnych organizowana jest zazwyczaj funkcyjnie (mimo wielu czynionych prób podejścia procesowego). Z tego też powodu wiele komórek administracyjnych, stanowiących fragment procesu biznesowego, działa jak „odizolowane wyspy”, wykonując pracę bez zrozumienia faktycznych potrzeb swojego odbiorcy. W przypadku działań doskonalących, perspektywa klienta jest tracona na rzecz optymalizacji wąskiego odcinka pracy. Zdarza się ponadto, iż realizowane procesy są następstwem nieprawidłowo wykonanej pracy poprzedników (pracy wykonanej niekompletnie, pracy słabej jakości itp.). Próba optymalizacji tego typu działań jest próbą doskonalenia czynności, które nie powinny mieć miejsca w ogóle.

Okazuje się zatem, iż tym samym prawidłowościom związanym z przepływem wartości co proces produkcyjny, podlega każdy proces biznesowy, w tym proces administracyjny i biurowy. Niezależnie od charakteru przetwarzania, pojęcie strumienia wartości dotyczy w równej mierze przepływu produktu, jak i usługi, w którym to przypadku, przepływ przybiera najczęściej formę przepływu informacji.

Narzędziem (metodą) wspomagającą widzenie marnotrawstwa na tle przepływu wartości jest mapowanie strumienia wartości. Mapowanie strumienia wartości umożliwia m.in.:

  • precyzyjne określenie wartości z punktu widzenia klienta,
  • zdefiniowanie przepływu (strumienia) wartości,
  • parametryzację etapów tworzących strumień wartości (określenie czasu trwania, jakości przekazywanych efektów pracy, opóźnień itp.)
  • wskazanie problemów towarzyszących przepływowi pracy,
  • określenie jakości pierwszego przejścia,
  • określenie frakcji wartości dodanej na tle całkowitego czasu przejścia,
  • wytyczenie kierunku pożądanych zmian w formie tzw. mapy stanu przyszłego itp.

Przykład mapy stanu obecnego dla procesu administracyjnego przedstawia poniższy rysunek.

Mapa stanu obecnego dla procesu biurowego

Rys. 1. Mapa stanu obecnego dla przykładowego procesu biurowego

Wykonanie analiz związanych z mapowaniem procesów administracyjnych warto poprzedzić precyzyjnym zdefiniowaniem ich zakresu, stosując np. Sito Glendaya opisane szczegółowo w 5.

Show 5 footnotes

  1. B. Keyte, D. Locher, The Complete Lean Enterprise, Productivity Press NY 2004
  2. P. Kirby, Lean Edge Newsletter , Ontario, OTI 2004
  3. G. Stalk, T. Hout, Competing against time, NY Free Press 2003
  4. Womack, J.P., Jones, D.T., Lean Thinking : Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation, Free Press; 2 edition (June 10, 2003)
  5. Glenday, I. F., Breaking Through to Flow: Banish Firefighting and Produce to Customer Demand, Lean Enterprise Academy Ltd; 1 edition (November 2005)

polecamy również

Symulacja Lean dla procesów biurowych
12-13.10.2017 Wrocław

Przekonaj się w praktyce jak można przełomowo usprawnić obszary nieprodukcyjne w Twojej firmie

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Zaawansowane metody Lean do poprawy produktywności
07-08.11.2017 Warszawa

Zaplanuj działania poprawy produktywności zespołów realizujących prace mało powtarzalne i przy zmieniającym się obciążeniu

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. więcej. Zamknij