To zupełnie naturalne, że zastanawiając się nad tym, jak poprawić efektywność i skuteczność działań w organizacji, często myślimy o procesach. Procesy prowadzą nas do wyników, dlatego też dobór właściwej metody ma w tym przypadku kluczowe znaczenie. Z reguły mamy do czynienia z trzema rodzajami działań związanych z procesami w organizacji:

  • Standaryzacja procesu – ma na celu uporządkowanie procesów w organizacji, ujednolicenie reguł postępowania oraz zapewnienie powtarzalności wytwarzania produktu czy usługi.
  • Opis przebiegu procesu – ma na celu przedstawienie w jaki sposób proces jest realizowany w ramach organizacji. Opisu dokonuje się za pomocą NOTACJI – umownego, w przypadku procesów, graficznego zestawu znaków, symboli i reguł.
  • Usprawnianie procesu – ma na celu eliminację marnotrawstwa oraz poprawę jakości, skrócenie czasu jego realizacji i obniżenie kosztu.

W celu usprawnienia procesu wykorzystujemy techniki mapowania, adekwatne do poziomu procesu oraz ułatwiające identyfikację problemów i marnotrawstw. Techniki te różnią się od metod stosowanych do opisu przebiegu, choć często są zamiennie stosowane, co może przynosić niesatysfakcjonujące efekty.

MAKIGAMI to metoda, która umożliwia kompleksowe podejście do usprawniania poprzez identyfikację i eliminację działań, które nie dodają wartości w procesie lub są nieefektywnie zorganizowane. Na metodę składa się osiem podstawowych kroków:

  1. Wybór procesu
  2. Zbieranie danych
  3. Mapowanie stanu istniejącego
  4. Projektowanie stanu docelowego
  5. Planowanie wdrożenia
  6. Wdrożenie
  7. Standaryzacja
  8. Audyt