Sprawdzone strategie wprowadzania Lean Management w życie

W mojej ponad 30-sto letniej karierze wdrażania lean w wielu różnych firmach, wypracowałem zestaw skutecznych metod, które sprawdzają się praktycznie w każdym środowisku biznesowym. Chcę się z wami podzielić radami wdrożeniowymi, których lista rośnie wraz ze zdobywanym doświadczeniem.

Jednak żeby taka niezobowiązująca lista miała jakąkolwiek wartość, musisz się zorganizować „wokół lean”. Oznacza to w pierwszej kolejności nic innego jak zmianę twojej struktury organizacyjnej z układu funkcjonalno-silosowego na strukturę opartą na strumieniach wartości. Lider (menadżer) strumienia wartości i jego zespół stają się wtedy bezpośrednio odpowiedzialni za obsługę klienta (w przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, w którym klient jest „obsługiwany za pomocą prognozy”).

Produkt (usługa) zaczynają być dostarczane w odpowiedzi na bezpośrednie zapotrzebowanie klienta. W ten sposób wszyscy w firmie koncentrują się na kliencie i jego potrzebach.

Eliminacja marnotrawstwa, która ma na celu dostarczenie wartości klientowi, jest zawsze priorytetem. W produkcji oznacza to stworzenie takiej organizacji, w której jesteśmy w stanie przekazać zamówienie klienta bezpośrednio do gniazda produkcyjnego.

Z kolei w każdym innym środowisku będzie to oznaczać nic innego, jak bezpośrednie połączenie ludzi wykonujących pracę z zamówieniami i potrzebami klienta. Sytuacja taka umożliwia każdemu pracownikowi zrozumienie istoty i wagi eliminacji marnotrawstwa, które zakłóca proces obsługi klienta. Innymi słowy – stwarza kolejną okazję do uczenia się, jak robić rzeczy jeszcze lepiej.

Jak już ci się uda zbudować odpowiednią strukturę, rekomenduję następujące działania:

1. Rozpocznij od serii warsztatów kaizen skupionych na fizycznej transformacji z pracy w partiach na przepływ wyrobu/usługi. Wykorzystaj warsztaty kaizen do szkolenia w boju swoich pracowników i staraj się przy tym zaangażować jak najwięcej osób.
2. Wyślij swoich liderów od doskonalenia (jakkolwiek ich nazywasz – ja w swojej praktyce powoływałem Biura Promocji Kaizen) na cotygodniowe audyty list działań powarsztatowych i sprawdzenie wyników, które są oczekiwane po warsztatach kaizen.
3. Wprowadź tablice sterowania wizualnego oraz zasady codziennego zarządzania oparte na rezultatach i wynikach prezentowanych każdego dnia w każdym gnieździe, komórce lub zespole.
4. Przeszkól przełożonych i team liderów w metodach rozwiązywania problemów takich jak 5 razy dlaczego, A3, DMAIC, itp., żeby twój zespół mówił jednym językiem. Następnie przekaż tę wiedzę wszystkim pracownikom podkreślając, że najlepszym sposobem uczenia się jest działanie.
5. Opracuj i wprowadź program sugestii skierowany do wszystkich pracowników w firmie. Poproś i oczekuj, aby każda komórka i pracownik w firmie zgłaszali co najmniej jednej pomysł doskonalący na tydzień.
6. W środowisku produkcyjnym spraw, aby liderzy zespołów (team liderzy) i menadżerowie wszystkich szczebli byli nieustannie obecni na produkcji, sprawdzając tablice spływów produkcyjnych, obserwując co się dzieje i rozmawiając z pracownikami o problemach, które zakłócają ich pracę. Nastaw ich na wsparcie i pomoc dla pracowników. W środowiskach nieprodukcyjnych upewnij się z kolei, że liderzy i menadżerowie są w miejscach, w których odbywa się praca dodająca wartość, że rozmawiają oni z ludźmi i że coachują swoich pracowników w procesie rozwiazywania problemów, które się tam ujawniły.
7. Zadbaj o to, aby tablice kontrolne spływów produkcyjnych były aktualne oraz aby środki zaradcze były wdrażane na bieżąco celem przywrócenia produkcji do oczekiwanego stanu. Wprowadź cotygodniowe spotkania dla liderów strumieni wartości omawiające ich postępy względem 5 lub 6 kluczowych miar operacyjnych.
8. Wprowadź pracę standaryzowaną i naciskaj na nieustanne usprawnienie wprowadzonych standardów. Zarezerwuj czas zespołów na koła jakości, żeby ich członkowie mogli omawiać wprowadzane usprawnienia.
9. Przeprowadzaj coroczne ankiety z pracownikami i działaj na rzecz poruszonych w nich kwestii.
10. Opracuj i wprowadź system podziału korzyści z zysku (ang. profit sharing) tak, aby każdy miał udział w osiąganych korzyściach.
11. Ustal ambitne cele, które motywują ludzi do działania oraz zmuszają ich do myślenia i nauki. Nieustannie zwiększaj oczekiwania żeby sprzyjać uczeniu się i eliminacji marnotrawstwa.
12. Nigdy nie krytykuj nikogo za popełniane błędy. Wykorzystuj błędy popełniane przez pracowników do uczenia ich, jak stać się jeszcze lepszymi.

Zawsze zachęcaj do odważnych działań, które są niezbędne w procesie doskonalenia. Nigdy się nie wycofuj, rozwiązuj problemy i krocz odważnie do przodu.

Art Byrne

Art Byrne – człowiek legenda ruchu Lean Management – jest autorem książki „Jak zrewolucjonizować firmę dzięki Lean Management”, która ukazała się nakładem wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska w 2013 roku. Autor był gościem specjalnym XIII Konferencji Lean Management, która jest organizowana przez Lean Enterprise Institute Polska co roku w czerwcu we Wrocławiu.

Artykuł został oryginalnie opublikowany w “The Lean Post”. Link do artykułu znajduje się tutaj.