Standaryzacja – panaceum na wiele problemów przy wdrożeniu lean – dlaczego mylą się co do niej zarówno pracownicy jak i ich przełożeni?

Na początku musimy przyznać, że artykuł ten piszemy z pewną dozą zakłopotania. Wydawać się przecież może, że temat znaczenia standaryzacji kierowany do osób, które zdecydowały się już wkroczyć na drogę lean, będzie brzmiał jak przekonywanie wegetarian, żeby nie jedli mięsa. Standaryzacja jest przecież tak podstawową częścią lean, że trudno sobie lean bez niej w ogóle wyobrazić. A jednak zdecydowaliśmy się podjąć tę dyskusję i to nie po to, aby przekonywać tych, którzy już widzą zalety standaryzacji, ale po to, by zająć się sposobem w jaki jest ona postrzegana, i to zarówno przez liderów organizacji, jak i przez ich pracowników.

Popatrzmy na dwie strony jednego medalu – pierwszą z nich jest ciągłe doskonalenie, będące jednym z pierwszoplanowych bohaterów podejścia lean. Idea doskonalenia jest przecież łatwa do przekazania pracownikom i stosunkowo nietrudno przekonać ich do tego, że warto się doskonaleniem procesów i stanowisk zająć. Z naszych obserwacji wynika, że po odrobinie zachęty, w zasadzie wszyscy potrafią się skutecznie w ciągłe doskonalenie angażować. Kojarzy się ono z nieposkromioną kreatywnością, nagrodą za wysiłki (bo zaraz coś będzie funkcjonowało lepiej) i jest po prostu ciekawe. Drugą stroną medalu jest jednak właśnie standaryzacja, tak naprawdę siostra – bliźniaczka ciągłego doskonalenia. Często spychana na dalszy plan, w tło toczących się działań optymalizacyjnych. Jest również często postrzegana, jako zło konieczne, aby ciągłe doskonalenie zadziałało, i jako narzędzie z samej swojej natury mozolne, nie przynoszące satysfakcji i, powiedzmy sobie szczerze, po prostu nudne.

STANDARYZACJA – JAK MYLĄ SIĘ LIDERZY ORGANIZACJI?

Chcemy przekonać liderów organizacji do zwrócenia uwagi na kilka kluczowych kwestii dotyczących standaryzacji, a przez to do spojrzenia na nią bardziej przychylnym wzrokiem. Pozwoli to zapobiec szeregowi błędów i pomyłek przy wdrażaniu standaryzacji w firmach.

  • Jedną z najważniejszych kwestii jest zrozumienie, co naprawdę oznacza, że „moje procesy zostały ustandaryzowane”. Nie wystarczy tutaj, że opiszemy procesy w instrukcjach, które w bardzo estetyczny i dokładny sposób przygotują inżynierowie procesu czy technolodzy. Nie wystarczy, że pojawią się one przy stanowiskach pracy, nie wspominając już o dostępności w systemie komputerowym. Oczywiście taka przykładowa lista operacji do wykonania na stanowisku, wyznaczająca również kolejność działań, to dobry początek, ale tylko początek…

Aby móc uczciwie stwierdzić, że stosujesz standaryzację, musisz zainwestować czas i energię w pełny proces standaryzacji. Zestandaryzowana powinna zostać nie tylko kolejność wykonywania czynności, ale również sposób ich wykonania, z podkreśleniem najważniejszych wskazówek metody. Musisz zadbać o to, aby znaczący wkład w określenie metody pracy miały osoby, które rzeczywiście ją wykonują. Musisz zadbać także o realne określenie czasów wykonywania czynności, ustandaryzować przepływ materiałów i ilość produkcji w toku, którą dopuszczasz w procesie. Bez tych wszystkich elementów możesz jedynie twierdzić, że rozpocząłeś proces standaryzacji i pełne korzyści z jej stosowania jeszcze przed tobą. A, i jeszcze jedno – pamiętaj, że standaryzacji powinny również podlegać zadania kierowników i działów nieprodukcyjnych!

  • Pamiętaj, aby rozmawiając ze swoimi pracownikami, zawsze jednym tchem wymieniać standaryzację i ciągłe doskonalenie. Rób to po to, aby przyzwyczaili się oni do wzajemnej zależności tych dwóch narzędzi i aby dla nich, ale również dla ciebie, stało się mantrą, że to dwie strony tej samej monety.
  • Standaryzacja daje wiele korzyści, ale jej pełne zastosowanie do procesów i zadań w każdej organizacji oznacza wiele pracy. Jest kilka zasad, o których warto pamiętać, jeżeli chcesz sobie z tym porazić:
  • – zaplanuj dobrze swoje działania standaryzacyjne – jako priorytet ustaw procesy, które są albo bardzo powszechne, albo wykonywane na tyle rzadko, że bez dobrego standardu pracownicy będą mieli problem z ich poprawnym wykonaniem,

    – wybierz prosty format standardów, łatwy do stworzenia, zrozumienia i aktualizacji; formaty standardów można zmieniać i dostosowywać do wymogów procesów i potrzeb organizacji, ale pamiętaj o jednym – jeżeli aktualizacja dokumentacji jest kłopotliwa i wymaga dużo wysiłku, pracownicy będą podejmowali ryzyko i pracowali według starego schematu, łamiąc ustalone zasady,

    – zaplanuj regularne audyty i doskonalenie standardów, aby wszyscy nauczyli się, że to normalne i oczekiwane działanie, potrzebne zarówno przełożonym, jak i pracownikom operacyjnym,

    – zaangażuj w tworzenie standardów tak wiele zasobów, ile tylko możesz; nadludzki wysiłek dla kilku osób stanie się realnym zadaniem, jeżeli w jego wykonanie włączysz wiele osób; niezłym początkiem może być tutaj modyfikacja zakresu zadań liderów zespołów (przełożonych pierwszego szczebla) tak, aby znalazło się w nim miejsce na tworzenie standardów pracy swoich zespołów.

  • Sprawdzaj, czy pracownicy pracują zgodnie z określonym standardem, aby wiedzieli oni, że ich przełożonym zależy na stabilizacji, powtarzalności i jakości procesów. Niech wiedzą, że utrzymanie aktualności i realności procesów to konieczna podstawa doskonalenia.
  • I na deser błąd przełożonych, którego warto unikać za wszelką cenę – nie masz prawa karać swoich ludzi za postępowanie niezgodne ze standardem i błędy, jeżeli wcześniej nie zadbałeś o dobre, czytelne określenie tych standardów i zapewnienie warunków do ich poprawnego wykonania. Zastanów się, czy standardy zostały opracowane przy zaangażowaniu bezpośrednich wykonawców danych operacji. Jeżeli pracownicy nie przestrzegają określonej metody pracy, pomyśl przede wszystkim, czy zrobiłeś wszystko, aby zorganizować ich pracę właściwie. W większości przypadków to po twojej stronie leży „wina” za problem.

polecamy również

Standaryzacja pracy
14.09.2017 Wrocław

Wdrażanie najlepszych metod wykonywania pracy na stanowisku

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Doskonalenie metod pracy wg TWI
16.11.2017 Wrocław

Jedna z najskuteczniejszych technik usprawniania dowolnego procesu produkcyjnego

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. więcej. Zamknij