Tablice zarządzania. Skup się na kluczowych wyzwaniach biznesowych i środowiskowych

Każdy kto choć raz próbował zmierzyć się z tablicami zarządzania wie doskonale, że to niełatwe zadanie. Od czego zacząć? Jak to zrobić? Skąd wziąć (WŁAŚCIWE) wskaźniki? Zazwyczaj punktem wyjścia jest strategia organizacji. Z niej kaskadujemy mierniki dla każdego szczebla organizacyjnego od kierownictwa zaczynając, na operatorach kończąc. Znacznie trudniej jest, gdy firma nie posiada jasno zdefiniowanych misji, wizji i celów strategicznych, nie ma czasu na ich ustanowienie, a zależy jej na tablicach zarządzania i zamierza je wdrożyć. Nasuwają się więc pytania – czy to możliwe i jak to zrobić? Odpowiedzią są działania realizowane w ramach międzynarodowego projektu badawczego MAESTRI. Projekt skupia kilkunastu partnerów naukowych i przemysłowych, którzy wspólnie wypracowują najlepsze rozwiązania dla firm produkcyjnych (więcej czytaj tutaj – link do strony).

Opracowana metoda zakłada, że punktem wyjścia jest mapa Eco Orbit View (EOV), (więcej czytaj tutaj – link do strony). Mapa EOV jest swego rodzaju strategią dla organizacji, która zawiera główne wyzwania biznesowe i środowiskowe powiązane ze sobą wzajemnymi zależnościami. U ich podstaw leży wiele mniejszych problemów, wymagających identyfikacji i eliminacji. Zdiagnozowanie tych małych problemów oraz próba ich wizualizacji to zadanie dla metody zwanej Analizą Krytycznych Czynników Sukcesu (Critical Success Factors Analysis. Pozwala ona ustalić główne czynniki sukcesu, kluczowe czynności i wskaźniki, które mają bezpośredni wpływ na zdefiniowane wcześniej wyzwania i problemy.

Rys. 1 Analiza Krytycznych Czynników Sukcesu

Wyłonione wskaźniki trafiają na tablice zarządzania – Eco Lean Management Board. Skąd ta nazwa? Założeniem w projekcie jest to, aby organizacje skupiały się na kluczowych wyzwaniach, które wpływają na sukces biznesowy nie zaniedbując przy tym aspektów ekologicznych. Realizowane jest to poprzez określenie wzajemnych powiązań i ustalenie priorytetów na etapie tworzenia Mapy Eco Orbot View. Stąd też w efekcie prac powstaje tablica, która zawiera wskaźniki ekologiczne traktowane z taką samą powagą jak wskaźniki biznesowe. Schemat zastosowanej metody został przedstawiony na rysunku nr 2.

Rys. 2. Proces projektowania tablic Eco Lean Management Board

Zaprojektowanie tablicy to oczywiście jeszcze nie wszystko. Chociaż doświadczenie pokazuje, że już samo wprowadzeniu systemu wizualizacji wyników prowadzi do ich poprawy, to jednak główną korzyść organizacje otrzymują poprzez systematyczną pracę z wynikami, ich regularne przeglądy i podejmowanie właściwych działań korygujących i zapobiegawczych.

Opisana powyżej metoda została przetestowana na przełomie sierpnia i września 2017 roku w dwóch przedsiębiorstwach. Obie organizacje dopiero rozpoczynają swoją drogę ku doskonałości, z tego też powodu wymagają zastosowania prostych, uniwersalnych narzędzi, które pozwolą wyłonić odpowiednie dla organizacji wskaźniki i śledzić je na spotkaniach operacyjnych. Każda z tych firm reprezentuje inną branżę, ma inną strukturę organizacyjną, inne wyzwania i potrzeby. Metoda jednak jest na tyle uniwersalna, iż mogła być zastosowana w obu przypadkach. Firma MCG z Portugalii to przedsiębiorstwo specjalizujące się w wytwarzaniu metalowych przedmiotów dla przemysłu kolejowego i motoryzacyjnego. Jej „oczkiem w głowie” jest poprawa wydajności oraz redukcja strat materiałowych w procesie cięcia laserowego. Niemiecka firma Worlée to lider w produkcji żywic i dodatków do farb. Swoje wyroby dostarcza do renomowanych odbiorców (m.in. BASF). Firmie zależy na zwiększeniu wydajności, poprzez wdrożenie usprawnień w procesie mieszania, filtrowania i napełniania.

Rys 3. Przykłady tablic Eco Lean Management Board

Celem projektu było zbudowanie tablic Eco Lean Management Board i ustalenie zasad spotkań operacyjnych dla operatorów. Istotnym elementem tej układanki jest prawidłowa komunikacja, o której wiele rozmawialiśmy z uczestnikami warsztatów. Tablica jest jednym z narzędzi, który tę komunikację może ułatwić i warto ją do tego celu wykorzystywać. To co istotne, informacje muszą być prawdziwe. Zafałszowanie, bądź ich brak prowadzi do złych decyzji i nieskutecznych działań. Biorąc więc pod uwagę wszystkie wytyczne, uczestnicy w trakcie warsztatu testowali przygotowaną przez siebie tablicę. Role zostały podzielone, zasady ustalone, a testowe spotkanie operacyjne było ważną lekcją dla zaangażowanych osób oraz chwilą uśmiechu dla obserwatorów.

W trakcie warsztatów dyrektorzy fabryk aktywnie włączyli się w pracę, świadcząc swoją osobą o istocie tematu, jednocześnie motywując pracowników do wspólnej pracy. Uczestnicy odkryli, że drobne codzienne aktywności wykonywane przez operatorów generują dobre lub złe wyniki całej fabryki. Docenili to, że poprzez odpowiednią konstrukcję oraz prostotę metody widać powiązania między wskaźnikami. Potwierdzili też, że najważniejszym elementem warsztatów było próbne spotkanie operacyjne. Dało im namiastkę rzeczywistego spotkania i uwidoczniło elementy, które będą wymagały dopracowania, zarówno w strukturze jak i zawartości spotkania. Warsztat był początkiem dalszych prac, w których uczestnicy będą mogli wykazać się zaangażowaniem i inwencją a zespół Lean Enterprise Institute będzie ich wspierał poprzez coaching i doradztwo.

Autor:

Agnieszka Fonfara, Project Expert LEI Polska

Projekt finansowany ze środków programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020” na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr 680570.

Nie znalazłeś informacji, której szukasz? Zadzwoń lub wyślij do nas zapytanie

tel.: 506 785 310

e-mail: info@lean.org.pl

Administrator Danych Osobowych: Lean Enterprise Institute Polska sp. z o.o.
Pełna klauzula

Zapoznałem się z pełną treścią klauzuli informacyjnej