Dan Jones – Administracja może być szczupła i wydajna

Lean management – czyli szczupłe zarządzanie – od 20 lat sprawdza się w firmach komercyjnych, a od kilku również w brytyjskich szpitalach. – Może też być odpowiedzią na polskie problemy ze służbą zdrowia i całym sektorem publicznym – mówi prof. Daniel Jones.

Lean management to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem polegająca na maksymalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów. Jej istotą jest uproszczenie czynności wykonywanych przez pracowników i oszczędzenie im zbędnego wysiłku. Zarządzanie poprzez lean management zakłada oszczędność, likwidację zbędnych przestojów i wąskich gardeł w przedsiębiorstwie.

Te zasady wymyślili w latach 50. menedżerowie i inżynierowie japońskiego koncernu samochodowego Toyota. Dzięki ich stosowaniu firma stała się w latach 80. światowym liderem rynku motoryzacyjnego. W USA i Europie koncepcja lean management stała się popularna dzięki książce pt. „Maszyna, która zmieniła świat” autorstwa Daniela Jonesa i Jamesa Womacka.

Dawid Zielkowski: Warto stosować Lean Management w sektorze publicznym?

prof. Daniel Jones: W Wielkiej Brytanii dzieje się to od dwóch lat. Lean wdrożono do urzędów podatkowych i pomocy społecznej. Ministrowie i kierownicy departamentów podglądają, jak ten system funkcjonuje w szpitalach, i przeszczepiają jego zasady do swoich organizacji.

Szczupłe zarządzanie kojarzy się przede wszystkim ze zwolnieniami.

Gdy rząd zaczął wprowadzać lean do sektora publicznego, robił to właśnie z myślą o cięciach kadrowych. Powodem była niska i ciągle spadająca wydajność ludzi w tym sektorze. Ministrowie sądzili, że obcięcie środków na sektor publiczny o 25 proc. pociągnie za sobą redukcję etatów np. lekarzy, nauczycieli, policjantów lub urzędników. Teraz nikt już nikt nie myśli o zwolnieniach, ponieważ zapotrzebowanie na usługi socjalne ciągle rośnie. Lean ma rozwiązać problem: jak przy mniejszym finansowaniu świadczyć więcej usług.

W Polsce mamy problem z przerośniętą biurokracją, której pracownicy nie świadczą bezpośrednich usług socjalnych. Lean management może usprawnić działanie takich struktur?

Przede wszystkim zagrożenie obcięciem środków na biurokrację sprawia, że urzędnicy zaczynają lepiej pracować. Lean w wielu przypadkach uwalnia ich od schematów. Wiele prac wykonywanych przez biurokratów ma taki sam charakter jak praca w biurach firm komercyjnych. Jeżeli wydajność sektora publicznego będzie spadać, to rząd może zdecydować się na zastąpienie go firmami komercyjnymi. Ciekawe jest to, że menedżerowie stosujący lean w firmach komercyjnych często trafiają do sektora publicznego, gdzie zaszczepiają jego rozwiązania. W Wielkiej Brytanii ten proces dopiero trwa i jeszcze nie wiemy, jak się skończy.

Z tego, co Pan mówi, wynika, że przestrzeganie zasad lean management wymaga dużej determinacji.

Do zasad lean trzeba przekonać przede wszystkim kierownictwo. Załoga też musi czuć się odpowiedzialna za wprowadzanie zmian. Jeżeli sytuacja się poprawi, to nikt nie będzie chciał wracać do starego, wadliwego systemu.

Czy można zastosować lean management w administracji samorządowej?

Oczywiście. Wdrażanie lean do usług świadczonych przez samorządy nie różni się niczym od zastosowań w komercyjnych firmach usługowych. W Wielkiej Brytanii lean funkcjonuje przy obsłudze mieszkań komunalnych lub naprawie dróg.

Co pracownicy sektora publicznego muszą zmienić, żeby działać według zasad lean management?

Po pierwsze, wszyscy muszą być świadomi tego, jaki jest wpływ ich działań na zadowolenie klienta. Po drugie, ludzie w organizacji muszą widzieć całość świadczonych przez siebie usług, nie mogą zostać odcięci od siebie w poszczególnych departamentach. Trzeci krytyczny składnik to rozwój ludzi pracujących w sektorze publicznym. Nawet najlepiej zorganizowany proces bez dobrze wyszkolonych pracowników może być wadliwy.

To duża zmiana dla urzędników przyzwyczajonych do schematów. Łatwiejsze wydaje się wdrożenie lean management w firmie komercyjnej.

Dwa lata temu powiedziałbym bez wahania, że tak. Ale kryzys finansowy bardzo motywuje pracowników sektora publicznego do zmian.

Źródło: Gazeta Wyborcza Wrocław

Nie znalazłeś informacji, której szukasz? Zadzwoń lub wyślij do nas zapytanie

tel.: 506 785 310

e-mail: info@lean.org.pl

Administrator Danych Osobowych: Lean Enterprise Institute Polska sp. z o.o.
Pełna klauzula

Zapoznałem się z pełną treścią klauzuli informacyjnej