Studium Produktywności w usługach i biurach

Potencjał doskonalenia procesów usługowych, zwłaszcza takich, które oparte są na pracach specjalistycznych jest bardzo duży, choć na pierwszy rzut oka ciężko go zauważyć. Jest to związane z tym, że procesy te są często złożone, wielowariantowe, o małej powtarzalności, a liczba spraw do realizacji zmienia się z dnia na dzień. Studium Produktywności to zestaw zaawansowanych metod analitycznych i diagnostycznych, które służą do planowania działań i podejmowania decyzji menedżerskich ukierunkowanych na takie właśnie procesy. Pomagają znaleźć odpowiedzi m.in. na następujące pytania: Ile obiektywnie osób potrzebuję w zespole? Jakie problemy i jakie operacje mają największy wpływ na produktywność pracy w danym zespole? Które problemy należy eliminować, a które operacje doskonalić, aby uzyskać największy wzrost produktywności?

W części projektowej warsztatów uczestnicy poddadzą analizie produktywności procesy w swojej firmie, dzięki czemu będą mogli określić potencjał poprawy oraz zidentyfikować działania doskonalące w celu osiągnięcia założonych celów poprawy produktywności.

Warsztaty są szczególnie pomocne tam, gdzie postawiono ambitne cele poprawy produktywności w danym zespole. Analiza studium produktywności umożliwi ponadto kadrze firmy odkrycie nowego, dużego potencjału poprawy produktywności nie wymagającego inwestycji w IT (lub przy bardzo ograniczonych inwestycjach).

Jakie procesy zostaną poddane w Twojej firmie usprawnianiu w trakcie warsztatów i jakie osiągniesz dzięki temu korzyści

• Celem warsztatów jest analityczne określenie potencjału poprawy wybranych procesów w organizacji klienta oraz identyfikacja działań doskonalących, w celu osiągnięcia założonych celów poprawy produktywności
• Przebieg warsztatów będzie miał charakter w pełni praktyczny
• W pierwszej kolejności nasz ekspert w uzgodnieniu z wewnętrznym koordynatorem projektu i menadżerem obszaru, w którym odbędą się praktyczne działania projektowe, ustalą zakres wykonywanych analiz, cele z punktu widzenia wewnętrznego zespołu ekspertów oraz cele z punktu widzenia menadżera obszaru
• Następnie uczestnicy warsztatów na hipotetycznym przykładzie doskonalenia prac specjalistycznych przećwiczą metodę Studium Produktywności zapoznając się z zasadami pomiaru czasów zajmowania się sprawą i jej przetwarzania, metodami analizy popytu i jego wariantowości oraz metodami identyfikacji rodzin usług i wariantów wykonywanych prac
• W kolejnym kroku pod okiem naszego eksperta dokonają oni identyfikacji rodzin usług i wariantów, ustalą źródła danych o popycie, opracują plan zbierania danych i rozpoczną naukę pomiarów na rzeczywistym procesie (w tym identyfikację zakłóceń)
• Następnie wraz z uczestnikami zweryfikujemy poprawność pomiarów i ustalimy plan uzupełnienia oraz zebrania danych z kolejnych obszarów
• Zebrane dane i pomiary posłużą m.in. do analizy popytu, obliczania FTE przy czasach zajmowania się sprawą, kalkulacji skali zakłóceń, analizy produktywności oraz zdefiniowania zestawu działań doskonalących
• Produkty końcowe warsztatów to m.in. obliczona liczba pracowników wymagana w zespole do realizacji obecnego popytu, obliczony czas tracony dziennie na zakłócenia i problemy, wykresy pokazujące potencjał poprawy produktywności, określone prace do usprawnienia oraz zakłócenia i problemy do eliminacji w celu redukcji traconego czasu