Provident: filar szczupłego zarządzania

Uzasadnienia dla projektu

Ciągłe doskonalenie procesów jest kluczowym elementem Misji Provident S.A. (Process of Excellence).
Inspiracją dla projektu była wymiana doświadczeń z firmami z sektora finansowego podczas XIII
Międzynarodowej Konferencji Lean Management, organizowanej przez LEI Polska w czerwcu 2013.
Podjęto strategiczną decyzję o wdrożeniu kultury ciągłego doskonalenia wg Lean w obszarze administracji, czego efektem było włączenie 13 wybranych menedżerów do certyfikowanego programu LEAN PRACTITIONER.

Provident Polska

Rok założenia: 1997
Lokalizacja: Warszawa (biuro główne) oraz 77 oddziałów i ponad 150 placówek
O firmie: jest częścią międzynarodowej grupy finansowej International Personal Finance (IPF) notowanej na Londyńskiej Giełdzie
Sektor: pożyczki gotówkowe, 4 mln klientów, poziom satysfakcji ponad 90%
Ciekawostki: w rankingu Home&Market Provident S.A. zajął 88 miejsce wśród 500 najbardziej stabilnych firm usługowych
Zatrudnienie: w chwili obecnej grupa IPF zatrudnia ok. 6 000 pracowników i współpracuje z 25 300 doradcami klienta.

Przykłady wzrostu produktywności

Wyzwania w projekcie

Celem projektu było zwiększenie efektywności kluczowych procesów w Departamencie Administracji firmy.
Zaszczepienie kultury codziennego doskonalenia i stosowania filozofii Lean w tym doskonaleniu.
Niezbędnym warunkiem było wykształcenie wymaganych, praktycznych kompetencji wśród średniej kadry menedżerskiej.

Korzyści

Wzrost produktywności pracowników poprzez skrócenie czasu przetwarzania kluczowych procesów dzięki metodzie TWI Metody Pracy.
Powtarzalność usprawnionych procesów – dzięki opisaniu ich w postaci Karty Pracy Standaryzowanej i wdrożeniu systemu audytów.
Rozwój umiejętności doskonalenia wśród kadry menedżerskiej (Mapowanie Strumienia Wartości, Raporty A3 i Doskonalenie Metod Pracy wg TWI) potwierdzone realizacją projektów doskonalących.

Główne kierunki działań w projekcie

Uczestnicy programu LEAN PRACTITIONER przeszli pod okiem konsultanta LEI Polska przez trzy fundamentalne zagadnienia w codziennym doskonaleniu. Każde z tych zagadnień wiązało się z przeprowadzeniem praktycznego projektu. Te zagadnienia to:

Reorganizacja procesów typu end-to-end za pomocą techniki Mapowania Strumienia Wartości (projekt zespołowy)
Rozwiązywanie złożonych problemów w oparciu o Raporty A3 (trzy projekty zespołowe)
Optymalizacja i poprawa produktywności kluczowych procesów z wykorzystaniem metody TWI i Pracy Standaryzowanej (dwa zespołowe projekty oraz 13 projektów indywidualnych)

Uczestnicy programu prowadzili przez kilka tygodni indywidualne projekty i poddali je ocenie konsultanta LEI Polska pod względem poprawności stosowania metody TWI. Efekty zostały też omówione wspólnie z Dyrektorem Departamentu Administracji, Agnieszką Woźniarską. Opracowano plan ustandaryzowania udoskonalonych prac we wszystkich oddziałach Provident Polska S.A. oraz opracowano plan szkolenia kolejnych osób ze stanowisk kierowniczych w metodzie TWI oraz plan regularnych audytów Pracy Standaryzowanej i wizualizacji efektów wdrożenia.

Metoda TWI pozwala na opracowanie udoskonaleń w 4 aspektach: Eliminacja (czynności zbędnych), Połączenie (czynności niepotrzebnie oddzielonych), Przegrupowanie (zmiana na lepszą sekwencje czynności), Uproszczenie (wypracowanie lepszego sposobu wykonania danej pracy).

Doskonalenie stanowiska pracy wg TWI prowadzi przełożony angażując do tego doskonalenia kluczowych pracowników.

Wypowiedzi klientów

Ambitne cele biznesowe realizujemy poprzez poprawę efektywności pracy na wszystkich szczeblach zarządzania. Poprzez praktyczne poznanie przez mój zespół metod pracy TWI oraz tworzenie Standardów Pracy jestem przekonana, że sama optymalizacja jest wynikiem pracy zespołowej oraz wdrożeniem najlepszych praktyk. To również doskonałe narzędzie motywujące zespoły do osiągania coraz to lepszych wyników przy udziale ich menadżerów. Współpraca z LEI udowodniła, że efektywnym stajemy się poprzez ciągłe doskonalenie procesów.

Agnieszka Woźniarska, Dyrektor Departamentu Administracji, Provident S.A.

Metoda TWI to doskonałe narzędzie pozwalające na szczegółową analizę procesów i identyfikację nieefektywnych obszarów. Udoskonalane są poszczególne elementy, które przyczyniają się do lepszego funkcjonowania całego procesu. Dzięki Metodzie TWI wyzwalamy w Pracownikach kreatywność i innowacyjność. W pełni identyfikują się ze zmianami i są ich „Ambasadorami”, co jest kluczowe w procesie wdrażania zmian.

Renata Wojtczak, Kierownik Okręgowy ds. Administracji