Trzy niezawodne sposoby na uśmiercenie systemu Kaizen w Twojej firmie

Żadne wdrożenie lean nie może się obyć bez wprowadzenia narzędzi i procesów zmieniających kulturę firmy, nastawionych na tworzenie środowiska ciągłego doskonalenia i pełnego zaangażowania pracowników w zmiany. Nie ulega wątpliwości, że jednym z najefektywniejszych narzędzi tego typu, jest program pomysłów pracowniczych Kaizen, nastawiony na uaktywnienie pracowników firmy do powszechnego zgłaszania drobnych usprawnień we własnych metodach pracy oraz ogólnie pojętym otoczeniu.

Nic dziwnego więc, że często zdarza się nam wspomagać klientów w budowaniu lub modyfikacji takich programów. Zauważyliśmy w związku z tym pewną prawidłowość – o ile zazwyczaj to my jesteśmy stroną, która popycha do szybkich zmian i dynamicznego podejmowania decyzji przy wdrożeniach Lean, to jeżeli chodzi o programy Kaizen stajemy się dużo ostrożniejsi i nie zawsze tak bardzo nam się śpieszy.

Zdarza się nam nawet podpowiadać klientom, aby nieco zwolnili tempo i sprawdzili bardzo dobrze, czy podstawy programu zostały dobrze określone, zanim powołają go do życia na dobre. Powód naszej ostrożności jest prosty – ten system bardzo łatwo uśmiercić, jeżeli nie zadba się o jego solidny i dobrze zaplanowany start. A jeżeli raz umrze, powołanie go do życia po raz drugi jest zazwyczaj trudne, kosztowne i niezwykle kłopotliwe.

Jeżeli jesteście zdania, że program Kaizen to po prostu kolejny, nietrudny krok we wdrożeniu lean, to zatrzymajcie się na moment i przeczytajcie trzy poniższe historie, które wydarzyły się naprawdę. Odrobina zastanowienia nad cudzymi błędami oraz sposobami, na które uśmiercili swój system zgłaszania pomysłów pracowniczych, może być bardzo pomocna w uniknięciu ich we własnej organizacji!

Sposób nr 1 – Uruchom program Kaizen już od pierwszego dnia wdrożenia Lean

Dyrektor firmy średniej wielkości z branży samochodowej, stającej na starcie wdrożenia Lean, ogłosił bardzo zdecydowanie: „(…) lean oparty jest na zaangażowaniu pracowników i ich pomysłach! Moi ludzie do tej pory nie mieli możliwości zrealizować swoich innowacji i teraz damy im taką możliwość już od samego początku wdrożenia lean. Niech wiedzą, że to oni są główną siłą napędową wdrożenia a ja dodatkowo wesprę to zaangażowanie płacąc za każdy zgłoszony pomysł usprawniający Kaizen!”.

Na ciąg dalszy nie trzeba było długo czekać – setki zgłoszonych pomysłów Kaizen zapchało możliwości wdrożeniowe fabryki tym bardziej, że część z pomysłów wykluczała się wzajemnie: jedne promowały obniżenie zapasów dokładnie tam, gdzie inny pomysł sugerował ich zwiększenie, a np. zgłaszana poprawa ergonomii pracy na liniach produkcyjnych eliminowała możliwość wprowadzenia przepływu jednej sztuki.

Zdenerwowany takim obrotem sprawy dyrektor podjął decyzję o wstrzymaniu finansowania systemu Kaizen tym bardziej, że przeznaczone na ten cel środki nie przekładały się na obserwowane pozytywne rezultaty, błyskawicznie wyczerpując przeznaczony na ten cel budżet. Co gorsza, pracownicy zdążyli się przyzwyczaić, że za pomysły należą się pieniądze! A więc jak teraz wzbudzić w nich chęć na bezinteresowną kreatywność?

Sposób nr 2 – Maksymalnie wydłuż czas od zgłoszenia pomysłu Kaizen do jego realizacji

Kierownicy jednej z dużych fabryk FMCG stanęli przed niełatwym zadaniem, bo nowe wytyczne z centrali firmy przyprawiały ich o zawrót głowy – każdy z pracowników fabryki miał w przyszłym półroczu zgłosić po 5 pomysłów usprawniających Kaizen! A ponieważ w tej chwili zgłaszali średnio po 0,5 pomysłu, oznaczało to dziesięciokrotny wzrost.

Szef fabryki podjął zatem decyzję o szybkich działaniach: pojawiły się plakaty informacyjne, specjalne rozmowy z podwładnymi, wyznaczono każdemu pracownikowi nowe cele oraz zapewniono, że każdy zgłoszony i wdrożony pomysł Kaizen będzie premiowany odpowiednim dodatkiem do pensji. Efekt? Już pierwszego miesiąca akcji Kaizen średnia zgłaszanych pomysłów na pracownika skoczyła z 0,5 do 4, co niemal wypełniało półroczny cel! Zadowolony dyrektor fabryki ogłosił sukces a pracownicy z utęsknieniem czekali na koniec miesiąca, aby zobaczyć swoje, odpowiednio większe, wynagrodzenia.

Jakież było jednak ich rozczarowanie, gdy wypłaty nie drgnęły ani odrobinę w górę. System premiowy przewidywał bowiem dodatki za pomysły nie tyle zgłoszone, ale przede wszystkim skutecznie wdrożone. Ponieważ fabryka miała 1500 pracowników, to taki nagły wzrost oznaczał, że do wdrożenia spłynęło w ciągu miesiąca ponad 5000 pomysłów Kaizen, a to z kolei przekraczało wielokrotnie możliwości Działu Utrzymania Ruchu, bo to jemu właśnie przydzielono zadanie praktycznej realizacji pomysłów. W efekcie średni czas realizacji pomysłu wyniósł blisko 4 miesiące. Zgadnijcie ile pomysłów zgłosili pracownicy tej fabryki w następnym miesiącu?

Sposób nr 3 – Nagradzaj tylko duże pomysły, które przekładają się bezpośrednio na wymierne korzyści dla firmy

Lean Manager w fabryce lodówek kolejny już miesiąc miał nie lada problem – nie osiągał celów, które zostały mu postawione przez dyrektorkę fabryki. „(…) Co ja mam jeszcze zrobić, przecież wszystkie moje cele kręcą się wokół tego, jak zaoszczędzić najwięcej w jak najkrótszym czasie!? Tniemy obsadę osobową linii, pracowników logistyki i zapasy na każdym kroku! Ona obcina mi nawet pieniądze, jakie mogę płacić pracownikom za pomysły Kaizen!”.

Wdrożenie systemu zgłaszania pomysłów pracowniczych nasz Lean Manager potraktował także, za radą dyrektorki zresztą, jako dobre narzędzie do generowania kolejnych oszczędności w fabryce. Dysponując ograniczonym budżetem chciał nagradzać zatem tylko te pomysły, które w największym stopniu przełożą się na finansowe oszczędności i będą pod tym względem najbardziej efektywne. „Największą liczbę punktów uzyska ten pomysł, który pozwoli obciąć obsadę naszej linii produkcyjnej np. o 10%, albo wyeliminuje 2 spośród 15 obecnych pracowników magazynu” – ogłosił na spotkaniu z pracownikami. Jesteście zaskoczeni faktem, że w ciągu 3 miesięcy funkcjonowania systemu Kaizen 750 pracowników fabryki zgłosiło tylko 4 pomysły usprawniające?

Czy dalej macie wątpliwości, że niektórymi posunięciami można zniszczyć każde funkcjonujące rozwiązanie lean? Oczywiście, przekorna forma tego odcinka nie zwalnia nas z obowiązku pokuszenia się o kilka wskazówek co zrobić, aby jednak system Kaizen przetrwał w Waszych firmach i przynosił długofalowe korzyści:

polecamy również

System motywacyjny w kulturze Lean
25.10.2017 Niepołomice

Jak opracować i skutecznie wdrożyć program sugestii pracowniczych

sprawdź

Warsztaty na terenie firmy!
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. więcej. Zamknij