Proste narzędzie Lean Management może pomóc stworzyć bezpieczniejsze przepływy w naszych firmach, co jest bardzo istotnym wyzwaniem gdy planujemy powrót do pracy w czasach konieczności stosowania środków, mających na celu zachowanie fizycznej odległości (dystansu społecznego).

Tekst i grafika: Dave Brunt, dyrektor generalny Lean Enterprise Academy, Wielka Brytania

“Bezpieczeństwo przede wszystkim” to znana mantra w świecie biznesu. Ochrona nas samych, naszych współpracowników i klientów zawsze była najważniejsza, ale wydaje się, że pojawienie się koronawirusa stworzyło nowy wymiar planowania i wdrażania bezpiecznych procesów, co prawdopodobnie wpłynie na nasze codzienne życie w niedalekiej przyszłości. Jednym ze środków, które nasze rządy starają się wprowadzić, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się COVID-19, jest fizyczne (potocznie nazywane “społecznym”) dystansowanie. Teraz gdy w wielu krajach tempo infekcji w końcu spada a ludzie podnoszą trudny problem wznowienia ich codziennego życia, jasne jest, że potrzebujemy kreatywnych rozwiązań, aby wrócić do bezpiecznej pracy. I tu również Lean Management przychodzi z pomocą.

Wejdź teraz do dowolnego sklepu lub supermarketu i najprawdopodobniej zobaczysz, że zarządzanie wizualne pojawiło się wszędzie, aby pomóc ludziom zachować fizyczny dystans podczas zakupów. Oddalone od siebie o dwa metry linie na podłodze pokazują nam, gdzie mamy stać – czy to w kolejce do sklepu po zakupy spożywcze, czy w kolejce do kasy. Wpływ prostych elementów wizualnych jest łatwy do zauważenia. Oczywiście niektóre miejsca zrobiły to lepiej niż inne. Nie wiem, dlaczego niektórzy gorzej sobie z tym poradzili, ale przygotowałem kilka wskazówek, które mogą okazać się przydatne podczas powrotu do pracy i poszukiwania sposobów na włączenie nowych zasad do codziennych zajęć. Niezależnie od tego, w jakiej branży działa wasza organizacja (te sugestie dotyczą każdego miejsca pracy, nie tylko sklepów), kluczem jest tutaj przemyślenie sposobów pracy i zaprojektowanie bezpiecznych przepływów w naszych procesach.

ZAPROJEKTOWANIE BEZPIECZNEGO PRZEPŁYWU

W kontekście COVID-19 “bezpieczny” ma wiele wspólnego z odległością (której światowym standardem są dwa metry) i czasem ekspozycji (jak długo człowiek jest wystawiony na działanie wirusa), i na pewno dużo o tym słyszymy. Termin “przepływ” nie jest natomiast używany przez media i rządy. Myślę, że powinien być. Kto stosuje zasady Lean najpierw definiuje wartość dla każdego działania i robi to patrząc z perspektywy klienta a oczywiście wszyscy klienci chcą być bezpieczni. W obecnej sytuacji wymaga to skrócenia czasu trwania poszczególnych czynności, abyśmy byli narażeni na potencjalne ryzyko infekcji przez możliwie najkrótszy czas. Dla właścicieli firm, które funkcjonują na tych nowych zasadach, oznacza to umożliwienie przepływu, żeby działania tworzące wartość dodaną mogły być wykonywane jedno po drugim, bez przerw – w ten sposób skraca się czas, jaki zajmuje nam, klientom, na przykład wizyta w supermarkecie, wizyta u lekarza a następnie otrzymanie wyników badań, a nawet zlecenie serwisowania lub naprawy naszego samochodu. Brak bezpiecznych przepływów grozi przekształceniem czynności, które kiedyś były całkowicie bezpieczne, w niebezpieczne możliwości zakażenia (nie mówiąc już o czasochłonności).

Oto proste narzędzie, które może pomóc ci lepiej zorganizować miejsce pracy i ustanowić kontrolę, aby mieć pewność, że nowe wytyczne są przestrzegane: diagram spaghetti.

DIAGRAM SPAGHETTI

Jest to prawdopodobnie najprostsza i z pewnością jedna z najbardziej „wizualnych” technik Lean. Używana jest do wizualizacji etapów procesu poprzez śledzenie ruchu osób, informacji lub materiałów oraz rysowanie linii na schemacie graficznym w celu wizualnego przedstawienia tego ruchu. Aby zrozumieć, jak wykonać pracę najbardziej skutecznie i efektywnie, jak tylko to możliwe, zazwyczaj zapisujemy przebyty dystans, liczbę kroków i czas oraz ewentualne ruchy powrotne w celu zakończenia procesu. Powinniśmy również zastanowić się nad wszelkimi kwestiami bezpieczeństwa wynikającymi z nieoptymalnego układu przestrzennego (layoutu) lub nieoptymalnej sekwencji etapów w naszym procesie. Diagramy spaghetti stanowią podstawę do tworzenie kart pracy standaryzowanej (standardized work charts), które pokazują ruch pracowników i lokalizację materiałów w ich otoczeniu.

W miarę jak COVID-19 rozprzestrzeniał się na świecie, organizacje, które nadal funkcjonowały, musiały szybko zareagować na wyzwanie, jakim było zapewnienie fizycznego dystansu pomiędzy swoimi klientami. Wykresy spaghetti w poniższym przykładzie pokazują typowe wizyty klientów w niewielkim samoobsługowym sklepie spożywczym oraz przepływ klientów wewnątrz sklepu przed i po wprowadzeniu zasad fizycznego dystansowania. Ustanowienie jednokierunkowego przepływu z fizycznym dystansem dwóch metrów wprowadza po raz pierwszy ideę standaryzowanych zakupów: nie ma już sensu umieszczać często kupowanych przedmiotów, takich jak mleko i chleb, w przeciwległych rogach sklepu. We wprowadzeniu takiego układu nigdy nie chodziło o wartość dla klienta, tylko o większą sprzedaż dla sklepu. Zamiast tego należy ułatwić dostęp do przedmiotów pierwszej potrzeby, umieszczając je w dwumetrowych odstępach i przeplatając rzadziej kupowanymi produktami. Może to wyrównać przepływ wewnątrz sklepu w czasach gdy szybkość obsługi klientów staje się coraz bardziej istotna (mniej kolejek oznacza mniej tłumów, a to z kolei oznacza mniejsze szanse na zarażenie). Takie przepływy umożliwiają również wizualizację wąskich gardeł – na przykład przy konkretnych produktach lub przy kasie.

Ale co z bezpieczeństwem pracowników? Są oczywiście pracownicy w kasach – którzy coraz częściej widziani są w maseczkach i rękawiczkach, często za szybami z pleksiglasu oddzielającymi je od kupujących – ale są też osoby odpowiedzialne za uzupełnianie półek. Podczas uzupełniania zapasów bardzo trudno jest utrzymać wymagany fizyczny dystans. Prawdopodobnie zobaczymy tu jakieś kreatywne rozwiązanie problemu, potencjalnie prowadzące do nowych układów (layoutów) sklepów, w których uzupełnianie zapasów i przepływy klientów są od siebie oddzielone. Na przykład uzupełnianie od tyłu półek, z których klienci pobierają produkty, może oddzielać pracowników sklepu od klientów, umożliwiając zachowanie między nimi fizycznej odległości. Bez względu jednak na to, jakie eksperymenty zostaną przeprowadzone, przepływ jednokierunkowy (w jedną stronę) będzie koniecznością, jeśli uznamy, że bezpieczeństwo jest ważne dla klientów.

INNE ŚRODOWISKO, TEN SAM PRZEPŁYW

Nie tylko supermarkety będą musiały wprowadzić bezpieczne przepływy. Wyobraźmy sobie rutynową wizytę w gabinecie lekarskim po jego otwarciu, gdy blokady zostaną zniesione. Diagram spaghetti nakreślając schematy przepływu może pomóc lekarzom w ustaleniu, jak najlepiej oddzielić pacjentów od siebie i swoich kolegów. Nastąpiły już duże zmiany w zakresie przeprojektowania tego procesu. Pacjenci, którzy kontaktują się z gabinetem lekarskim, otrzymują przede wszystkim informację o czasie, w jakim skontaktuje się z nimi lekarz. Wizyta może być telefoniczna lub obejmować konsultację wideo, a jej celem jest zbadanie pacjenta i ustalenie, czy będzie potrzebował fizycznej wizyty u lekarza. Taki proces segregowania pacjentów (triaż) znacznie zmniejsza liczbę pacjentów, którzy będą musieli fizycznie odwiedzić gabinet, co z kolei zmniejsza ryzyko dla pacjentów i personelu medycznego. Dla tych pacjentów, którzy przyjdą na wizytę osobiście, bezpieczny przepływ rozpoczyna się przy drzwiach, gdzie sprawdzana jest ich temperatura zanim zostaną wpuszczeni do gabinetu. Lean Management może przyczynić się także do poprawy jakości i skrócenia czasu oczekiwania na wyniki badań – przepływ jednej sztuki zawsze jest lepszy niż duże, scentralizowane podejście oparte na przetwarzaniu w partiach.

Jeden z naszych partnerów z branży sprzedaży samochodów również pracuje nad stworzeniem bezpiecznego przepływu w swojej siedzibie. U dealera Toyoty Meadowvale w Kanadzie standaryzowana praca w recepcji przyjmującej klientów została zmodyfikowana tak, aby umożliwić ludziom przestrzeganie przez cały czas zasady odstępu dwóch metrów. Ponadto, elementy sterowania w każdym pojeździe – takie jak kierownica i dźwignie zmiany biegów – są sterylizowane i zabezpieczone. Starając się stosować metody, które pomagają wszystkim utrzymać bezpieczny dystans, zespół w Meadowvale ustanowił proste bariery fizyczne, wykorzystujące opony i taśmy, które prowadzą klientów przez recepcję do strefy wypoczynkowej, gdzie mogą czekać na naprawę swojego pojazdu. Następnie zaprojektowana ścieżka prowadzi ich do procesu płatności i odbioru pojazdu. Jest to prosty, ale genialny przykład zabezpieczenia ludzi – klientów i pracowników – przed popełnianiem błędów (prawie rozwiązanie typu poka-yoke).

Jak więc widać, Lean posiada szereg wypróbowanych i przetestowanych metod, które wspierają tworzenie bezpiecznych przepływów. Diagram spaghetti jest kluczowym narzędziem pomagającym w opracowaniu pracy standaryzowanej i jednocześnie umożliwiającym przepływ wartości do klientów. Ze względu na to, że fizyczny dystans może pozostać z nami na jakiś czas, kluczowe jest wykorzystanie naszej wiedzy z dziedziny Lean Management, aby uczynić pracę bezpieczniejszą. W końcu jest to dla nas po prostu nowy problem do rozwiązania.

O AUTORZE

Dave Brunt jest dyrektorem generalnym Lean Enterprise Academy w Wielkiej Brytanii.

Artykuł ukazał się pierwotnie w serwisie Planet-Lean.com: link do artykułu