fbpx

Jak przygotować się do przeprowadzenia szkolenia

 

Jedną z najtrudniejszych części przygotowania szkolenia jest Arkusz Podziału Pracy. Ale kłopotów przysporzyć mogą także następujące trzy elementy według programu TWI Instruowanie pracowników: przygotowanie planu szkoleń, przygotowanie wszystkiego i przygotowanie stanowiska pracy. Podobnie jak w przypadku wykonywania Arkusza Podziału Pracy twórcy programu TWI weryfikowali konieczność stosowania tych trzech punktów wśród przełożonych w różnych gałęziach przemysłu, dopóki nie uzyskali pewności, że obejmują one wszystkie najważniejsze kwestie. Przełożeni często ignorują lub nie korzystają z tych trzech punktów. Jest to niedopuszczalne. Mimo że tych etapów przygotowania można nauczyć się szybciej niż wykonywania Arkusza Podziału Pracy, są one tak samo istotne. Od ich właściwego wykorzystania może zależeć efekt wysiłku włożonego w przeprowadzanie szkolenia.

Nietrudno się domyślić, że jeśli przełożeni nie wyszkolą dobrze swoich podwładnych, pojawi się wiele problemów. Jest to prawdą szczególnie w chwili, gdy duży nacisk kładziony jest na produkcję oraz gdy ludzie muszą uczyć się nowych umiejętności. W tych warunkach wielu zajętych przełożonych traktuje szkolenie jako problem lub jak coś, co wykona się samoczynnie, bez ich udziału. Świadczą o tym następujące słowa przełożonych:

  • Szkolenie ludzi trwa zbyt długo.
  • W trakcie szkoleń zawsze pojawiają się błędy.
  • Niech pracują sami. Tylko w ten sposób czegoś się nauczą.

Takie podejście i postawa sprawiają, że trudno jest osiągnąć cele stawiane przełożonym. W wielu dobrze prosperujących przedsiębiorstwach jest oczywiste, że w dłuższej perspektywie warto podjąć wyzwanie i włożyć wysiłek w przygotowanie planów oraz traktować szkolenia w taki sam sposób, jak wszystkie inne obszary funkcjonowania firmy. Wysiłek ten należy rozpocząć od przygotowania planu szkoleń, dzięki czemu szkolenia będą odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone.

ZAPLANUJ SZKOLENIE

Pierwszą rzeczą, jaką należy wykonać w trakcie przygotowania, jest zaplanowanie szkolenia. Szkolenie powinno być przeprowadzone zgodnie z planem, a nie przypadkowo. Dokładniej mówiąc, oznacza to, że należy określić:

  • kto powinien być przeszkolony,
  • do jakiej pracy,
  • przed jakim terminem.

Regularne planowanie zapewnia, że wykonywana praca jest realizowana bez zakłóceń, zgodnie z oczekiwanymi rezultatami oraz na czas. To samo dotyczy realizacji szkoleń. W wielu zakładach do planowania szkoleń stosuje się macierze umiejętności. Macierz umiejętności jest dokumentem, w którym zawarte są informacje o tym, kto potrafi wykonywać którą pracę. Macierz planowania szkoleń natomiast jest dokumentem, który pozwala zarządzać szkoleniami. Dokument ten jest łatwy do wykonania. Przedstawiamy go na ilustracji 1.

 

Il. 1. Częściowo wypełniona macierz planowania szkoleń

 

W lewej kolumnie macierzy wymieniono operacje wykonywane w dziale. Operacje są wymienione jedna po drugiej: montaż części, okablowanie, łączenie, wiązanie (węzeł zabezpieczający), zaciskanie i dopasowanie. Dla pozostałych obszarów lub działów mogą zostać wykonane podobne listy. Nagłówki mogą zostać zmodyfikowane tak, by w macierzy znalazły się informacje o rodzaju wykonywanych prac, pozycji pracownika, znajomości pracy przez pracownika, typie maszyny lub jakiekolwiek inne, pozwalające rozróżnić niezbędne umiejętności pracowników. Najważniejszym pytaniem, jakie należy postawić podczas wykonywania macierzy, jest: „Czym różni się praca danej osoby od pracy pozostałych ludzi?”. Na przykład jeśli analizuje się pracę wykonywaną w biurze, może się okazać, że wszyscy pracownicy potrafią wypełniać formularze kredytowe, ale niektórzy mogą obsługiwać wyłącznie znaczne kwoty, a pozostałe osoby mogą specjalizować się w obsłudze osób zadłużonych. W pracy wykonywanej na hali produkcyjnej natomiast różni pracownicy mogą obsługiwać różne maszyny. Niektóre z nich mogą być stare, inne nowe, jedne duże, drugie małe, mogą też być wykonane przez różnych producentów i przez to mogą mieć różniące się oprzyrządowanie oraz różne zasady działania.

Po wypisaniu operacji w nagłówkach kolumn należy wpisać nazwiska pracowników. Nazwiska mogą zostać wpisane w kolejności alfabetycznej albo ułożone w sposób odzwierciedlający umiejętności lub wiek pracowników. Następnie, tak jak to pokazano w tabeli na ilustracji 1, należy odznaczyć wszystkie prace, które pracownik jest w stanie wykonywać. Można zauważyć, że oprócz gwiazdki przy operacji zaciskania u Taylora wszystkie zaznaczenia są jednakowe. Przełożony wykonujący ten plan zaznaczył w ten sposób, że Taylor został przeszkolony z zaciskania, ale jego umiejętności nie są jeszcze na optymalnym poziomie. Z tabeli tej można także dowiedzieć się, że Smith, Lark i Morse są najbardziej doświadczonymi pracownikami w dziale, ponieważ potrafią wykonać prawie każdą pracę. Baker, nowy pracownik w zespole, natomiast potrafi tylko montować części, co jest najprostszą pracą w tym dziale.

Uzupełniona macierz planowania szkoleń zawiera notatki wykonane w trakcie przeglądu macierzy przez osobę, która sprawdza, czy będą potrzebne szkolenia w jej dziale (czy planowane są zmiany w zatrudnieniu wynikające z odejścia któregoś z pracowników na emeryturę, jego awansu, przejścia do innego działu itd.). Osoba ta sprawdza listę pracowników pod kątem osiąganych wyników w pracy (uwzględniając nadmierną liczbę braków lub błędów, wypadki przy pracy, uszkodzenia sprzętu itd.). Dokonuje także przeglądu prac wykonywanych w swoim dziale, analizując przyszłe zmiany w produkcji oraz zastanawiając się nad tym, w jakim stopniu obecnie są zaspokajane potrzeby produkcyjne oraz czy nie nastąpi wzrost zapotrzebowania na wyroby. Jeśli np. w niedługim czasie zaplanowano tygodniową produkcję specjalnego modelu, to może być konieczna dodatkowa osoba przy danej operacji, co także trzeba odnotować. Wszystkie uwagi wpisane w tabeli pozwolą stwierdzić, czy konieczne będą pilne szkolenia.

Teraz można przygotować plan szkoleń. Trzeba rozważyć, kogo należy przeszkolić, do jakiej pracy i do kiedy. Należy też pamiętać, że pracownicy przeszkoleni zbyt wcześnie często zapominają, czego się nauczyli, nim będą mieli okazję wykonywać daną pracę. Dlatego nie powinno się przeprowadzać danego szkolenia zbyt wcześnie. Jednocześnie nie można czekać do ostatniej chwili, gdyż mogłoby się okazać, że ktoś potrzebuje więcej czasu do nauki pracy. Po rozważeniu tych faktów można ustalić, do kiedy szkolenie powinno się zakończyć.

Wykorzystywanie macierzy planowania szkoleń może wydawać się bardzo proste. Zaskakujące jest jednak to, w jaki sposób to narzędzie, jak i podobne, pomagają wprowadzić prawdziwy porządek i dyscyplinę w dziale. Pomagają także w zidentyfikowaniu ukrytych problemów oraz w podjęciu działań, które pozwolą im zapobiec. Zarysowany sposób postępowania jest uniwersalny i może być zastosowany w dowolnym dziale.

PROCEDURA WYKONANIA MACIERZY PLANOWANIA SZKOLEŃ

  1. Wpisz nazwisko przełożonego, dział i datę wykonania.
  2. W lewej kolumnie wpisz wykonywane prace.
  3. Na górze tabeli wpisz nazwiska pracowników.
  4. Zaznacz, jakie prace umie wykonywać każdy z pracowników.
  5. Określ potrzeby szkoleniowe:
  • biorąc pod uwagę pracowników, czyli zmiany w zatrudnieniu lub jakość wykonywanej pracy,
  • biorąc pod uwagę prace wykonywane w dziale, czyli uwzględniając aktualnie osiągane potrzeby produkcyjne oraz spodziewane zmiany w produkcji.
  1. W celu zaspokojenia tych potrzeb należy określić:
  • kto powinien być przeszkolony,
  • do jakiej pracy,
  • przed jakim terminem.

Macierz planowania szkoleń jest prostym narzędziem. Mimo to wiele firm, które wdrożyły zasady instruowania pracowników programu TWI, wprowadziły zmiany w tej macierzy, dostosowując je do swoich potrzeb. Na przykład zamiast stosować haczyki w celu odznaczenia, czy osoba jest w stanie wykonać daną pracę, w firmach, podobnie jak to ma miejsce w firmie Toyota, stosuje się różne symbole pozwalające określić poziom wiedzy i doświadczenia osoby na danym stanowisku. Najniższy poziom jest oznaczany za pomocą kółka, którego jedna czwarta jest wypełniona. Oznacza to, że ta osoba jest w trakcie szkolenia z danej pracy. Najwyższy poziom jest przedstawiony za pomocą całkowicie wypełnionego, czarnego, kółka, co oznacza, że ta osoba ma nie tylko doskonałe umiejętności i doświadczenie w pracy, lecz także umiejętności niezbędne do szkolenia innych osób.

PRZYGOTUJ WSZYSTKO ORAZ PRZYGOTUJ STANOWISKO PRACY

Przygotuj wszystko do szkolenia oznacza, że należy zebrać wszystkie odpowiednie rzeczy, które pomogą w trakcie szkolenia, oraz że powinny one być zawsze pod ręką. W górnej części Arkusza Podziału Pracy znajduje się miejsce, w którym należy wpisać wszystkie części, narzędzia i materiały niezbędne do wykonania pracy. Należy wykorzystać zebrane tam informacje jako przewodnik, który pozwala się upewnić, że przed rozpoczęciem szkolenia niczego nie zapomniano. Nikt nie chciałby, aby w połowie szkolenia okazało się, że nie przygotowano odpowiednich śrubokrętów służących do poprawnego wykonywania pracy. Mówiąc na przykład pracownikowi: „Wyobraź sobie, że ten ołówek jest śrubokrętem, później go przyniosę”, przełożony pokazuje kiepskie przygotowanie i uczy złych nawyków. W takiej sytuacji pracownik nie będzie miał szans zobaczyć wykonywania pracy z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi i może przez to odnieść wrażenie, że dla instruktora ta praca nie jest wystarczająco ważna, ponieważ nie przygotował się dobrze do szkolenia. Ponadto pracownik może zacząć myśleć, że korzystanie z odpowiednich narzędzi może być mało istotne, ponieważ dla przełożonego mało ważne było przyniesienie odpowiednich narzędzia na szkolenie.

Przygotowanie stanowiska pracy oznacza przygotowanie go w sposób schludny, czyli dokładnie w taki sposób, którego oczekuje zawsze przełożony. Pierwsze wrażenie pozostaje w pamięci, a pozytywne wrażenie, jakie zrobi schludne stanowisko pracy, da dobry przykład, który pracownik będzie naśladować. Porządek będzie również wpływał na standard pracy, ponieważ na stanowisku nie będzie niepotrzebnych materiałów, które mogą rozpraszać lub przeszkadzać w pracy. Na to, by zagracić skrzynkę narzędziową lub zasypać biurko stosami papieru, nie potrzeba wiele czasu. Rozmieszczając elementy na stanowisku pracy i sprzątając niepotrzebne, zanim pojawi się nowy pracownik na szkolenie, już od samego początku określa się prawidłowy standard stanowiska.

Przełożeni nie powinni być nigdy zbyt zajęci, aby dać dobry przykład pracownikom w dziale. Dawanie dobrego przykładu powinno być codziennym obowiązkiem każdego z przełożonych i instruktorów. Jako przedstawiciele kierownictwa firmy są oni wzorem w stosowaniu wewnętrznych standardów, ideałów i kultury. Szkolenie pracownika do wykonywania nowej pracy jest najlepszym momentem, aby rozpocząć dawanie dobrego przykładu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat TWI Instruowanie pracowników oraz pozostałych elementów TWI, przeczytaj nasz Podręcznik TWI. Doskonalenie niezbędnych umiejętności przełożonych. Obejmuje on 5 elementów: instruowanie pracowników, doskonalenie metod pracy, relacje z pracownikami, bezpieczeństwo oraz rozwiązywanie problemów.

 

A jeśli chcesz wziąć udział w praktycznych ćwiczeniach na hali produkcyjnej firm, które stosują to rozwiązanie, to zapraszamy na nasze warsztaty otwarte:

Budowanie systemu szkoleń stanowiskowych wg TWI – instrukcje i instruktaż na terenie firmy B/S/H (Bosch und Simens Hausgeräte) we Wrocławiu

Standaryzacja pracy z wykorzystaniem podejścia TWI Doskonalenia Metody Pracy na terenie firmy Miele Technika w Ksawerowie (pod Łodzią)

Nie znalazłeś informacji, której szukasz? Zadzwoń lub wyślij do nas zapytanie

tel.: 506 785 310

e-mail: info@lean.org.pl

    Administrator Danych Osobowych: Lean Enterprise Institute Polska sp. z o.o.
    Pełna klauzula

    Zapoznałem się z pełną treścią klauzuli informacyjnej