Liczba osób, które spotykam, a które mówią mi: “Nie mam czasu usprawniać swojej pracy”, jest doprawdy zdumiewająca.

„Nie jestem w stanie zrobić niczego więcej. Ledwo co utrzymuję głowę nad powierzchnią wody” – to zdanie, które zazwyczaj jest wypowiadane w następnej kolejności. Ten sposób postrzegania bariery jest bardzo realny dla osoby, która ją odczuwa. Ale bycie cały czas pod wodą, czyli w ciągłym niedoczasie i z permanentnymi opóźnieniami w pracy, nie jest wcale przyjemnym stanem czy odczuciem. Dlatego trzeba robić coś, co będzie przeciwdziałać paraliżującemu efektowi tego sposobu myślenia.

Paradygmat to rodzaj myślowego wzorca na temat sposobu w jaki postrzegamy świat. Nawet jeżeli to sobie uświadamiamy, większość z nas nadal nie jest do końca świadoma, jakim paradygmatem operuje. Niektóre z paradygmatów pomagają nam (przykładowo wiara w szacunek dla jednostki), podczas gdy inne wyraźnie nam nie sprzyjają (np. przekonanie, że młodzi ludzie nie dbają o dobre wykonywanie pracy).

Paradygmat, który brzmi: „nie mam czasu sprawić, aby doskonalenie stało się częścią mojej codziennej pracy” jest szczególnie szkodliwy i zgubny. Dlatego korzystam z kilku map (albo wzorców) myślenia, żeby pomóc samemu sobie, oraz innym, zmienić sposób myślenia na temat wykonywanej pracy, oraz żeby porzucić dotychczasowy paradygmat. Oto ich lista:

1. Procesy (działania) albo ulegają poprawie albo pogorszeniu (nie ma nic pomiędzy). Pozostawione samym sobie procesy ulegają pogorszeniu przechodząc w stan nieuporządkowania i nieładu, co jest spowodowane zachodzącymi zmianami oraz zależnościami, jakie występują w strumieniu wartości i przepływie pracy (pomyślcie choćby o kwestiach przekazywania pracy z rąk do rąk, konfliktach w priorytetach, braku wizualizacji tego co się dzieje, itp.). Sama praca standaryzowana to za mało, żeby powstrzymać „degenerację” procesu.
2. Nieplanowane działania powstrzymują nas przed dokonywaniem usprawnień. Nieplanowane działania sprawiają, że robimy rzeczy, które zżerają każdy dostępny (wolny) fragment naszego czasu. Głównymi przyczynami nieplanowanych działań są konieczność poprawiania, zmienność, przerwy w przepływie materiałów i informacji, przeciążanie zasobów pracą, źle zdefiniowane procesy oraz niespodzianki wynikające ze sprzecznych priorytetów oraz braku jednoznaczności pracy, która należy wykonać (kolejki zadań i praca w toku).
3. Małe usprawnienia przyczyniają się w efekcie do dużych usprawnień. Małe usprawnienia naszej codziennej pracy są również bardziej trwałe. Dużo lepiej jest na stałe poświęcać 15 minut dziennie na działania doskonalące, niż od samego początku założyć, że potrzeba nam co najmniej jednej godziny dziennie, a następnie porzucić zobowiązanie po tygodniu, gdyż nie jesteśmy w stanie znaleźć potrzebnej godziny w trakcie dnia. Codzienne praktykowanie ma tutaj kluczowe znaczenie. Powtarzaj coś 40 dni roboczych pod rząd, a stanie się to twoim nawykiem. Zazwyczaj dobrze wychodzi nam to, nad czym cały czas myślimy i co rzeczywiście robimy!
4. Czynienie rzeczy widocznymi dla naszych kolegów i koleżanek ma ogromny wpływ na efekty naszej pracy. Opracowanie prostej tablicy, na której pojawi się data, temat, podjęte działanie, oraz zapisany zostanie kolejny krok(i), może zasadniczo zmienić reguły gry. Krótkie spojrzenie na taką tablicę może szybko powiedzieć innym co się dzieje, co idzie zgodnie z planem, a co nie, oraz czy codzienne usprawnianie procesów ma rzeczywiście miejsce. To wymaga odwagi, gdyż nagle deklarujesz publicznie swoje zaangażowanie w usprawnienie procesu. Ale też działa, gdyż nikt nie lubi deklaracji, które nie zostaną zrealizowane do końca.
5. Aby zmienić zachowanie, potrzebujesz rutyny. Nie jesteś w stanie nic usprawnić, jeżeli nie stworzysz codziennej praktyki, która nie będzie zadedykowana usprawnianiu. Na szczęście nie musisz odkrywać efektywnego wzorca ani procesu myślowego, który pchnie cię na tory codziennych usprawnień. Prezent jaki otrzymaliśmy od Mike’a Rothera w postaci książki Toyota Kata umiejętnie pokazuje działania związane z procesem codziennych usprawnień, wzorce doskonalenia, które powinny być praktykowane, oraz krytyczny element coachingowy, który jest niezbędny do rozwoju ludzi oraz stworzenia wewnętrznych zdolności rozwiązywania problemów. Jeżeli jeszcze nie czytałeś tej książki, serdecznie polecam ci jej lekturę.

Zadedykowanie czasu na proces codziennych usprawnień – mimo iż brzmi to jak coś zupełnie sprzecznego z intuicją – to jedyna droga wyjścia z pułapki braku czasu na cokolwiek. Z kolei jedyny sposób na uwolnienie czasu na robienie istotniejszych rzeczy, to systematyczna praca nad usuwaniem przyczyn gaszenia pożarów i poprawiania, które powodują pojawienie się nieplanowanych zadań i dodatkową pracę.

Mike Orzen

Autor – znakomity mówca, uznany światowy sensei oraz pionier Lean IT – będzie gościem XV Konferencji Lean Management dla produkcji i usług, która odbędzie się w dniach 16-18 czerwca 2015 we Wrocławiu.