Wiele firm uważa, że zatrudnianie kolejnych pracowników, oznacza dodatkowe koszty, co w efekcie powoduje zmniejszanie zysku. Nie zwraca jednak należytej uwagi na produktywność, której niski poziom oznacza marnotrawienie zasobów ludzkich na szereg czynności niedodających wartości. W efekcie zatrudnianie kolejnych pracowników wiąże się z nieuniknionym wzrostem kosztów. Jednak jeśli firma postawi na wzrost produktywności i zacznie eliminować marnotrawstwo ze swoich procesów, wzrost liczby pracowników zacznie automatycznie oznaczać wzrost zamówień.

Przekonajcie się dlaczego tak się dzieje z artykułu Nicka Katko.

Wiele firm, z którymi współpracowałem przez ostatnie lata, wymagało precyzyjnego raportowania stanu zatrudnienia (ang. total headcount) do wyższego kierownictwa wraz z wyjaśnieniami powodów, dlaczego liczba zatrudnionych osób uległa zmianie. Co za błąd, szczególnie w firmie wdrażającej Lean Management.

To, co powinno mieć znaczenie dla kierownictwa wyższego szczebla, to stała poprawa produktywności o 10-20% rocznie. Definicja produktywności to zwiększenie produkcji przy tych samych zasobach. Ludzie nie są produktywni w zasadzie z jednego powodu – procesy, w których pracują, które zostały zaprojektowane przez firmę, nie zostały zaprojektowane właściwie. Źle zaprojektowany proces nie jest winą ludzi, którzy w nim pracują. Pomiar liczby pracowników wysyła komunikat, że słaba efektywność jest ich winą.

Jako księgowy musisz zrozumieć, że będziesz zmuszony zatrudniać tym więcej osób, im więcej marnotrawstwa będzie obecnego w procesach w twojej firmie. Oto prosty przykład. Jeśli w strumieniu wartości 50% czynności stanowi marnotrawstwo lub straty (ang. waste), to przez 50% czasu pracownicy nie mogą wykonywać pracy zwiększającej wartość dodaną produktu lub usługi, ponieważ zajmują się obsługą czynności niedodającymi wartości z punktu widzenia klienta. Gdyby firma chciała zwiększyć swoją zdolność produkcyjną o ekwiwalent 1 osoby w pełni dodającej wartości, musiałaby zatrudnić 2 pracowników, aby uzyskać wydajność 1 osoby pracującej bez zakłóceń, z powodu zaszytego w procesie marnotrawstwa.

Oto 3 rzeczy, które może zrobić dział księgowości:

Zacznij od opracowania miary produktywności wyrażającej liczbę wytworzonych jednostek w przeliczeniu na osobę i zacznij to mierzyć w każdym z twoich strumieni wartości. W liczniku powinny znaleźć się ilości produktów, które sprzedajesz, lub ilości półwyrobów wchodzących w skład produktu gotowego lub finalnej usługi. W mianowniku powinny znaleźć się ilości zasobów wymaganych do osiągnięcia wyniku. Mogą to być ludzie lub po prostu całkowita przepracowana liczba godzin. Upewnij się, że wybrana miara będzie najprostsza i najbardziej zrozumiała dla ludzi pracujących w danym strumieniu wartości. Zacznij ją analizować raz w tygodniu.

Po drugie, kierownictwo wyższego szczebla musi ustalić roczne cele poprawy. Firmy, które są bardzo dobre w zakresie Lean, osiągają rocznie 20% wzrost wydajności. Nawet na początku swojej podróży Lean wyznaczają cele, które są trudne, ale osiągalne przy odpowiednim wysiłku.

Po trzecie, powinniście zacząć szkolić i kształcić wszystkich ze szczupłych narzędzi i praktyk, w celu zdobycia umiejętności identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa. Kierownictwo powinno wspierać wszelkie działania doskonalące, usuwając wszystkie blokady z dróg, które uniemożliwiają poprawę. Pamiętaj, że większość strat w procesach została stworzona w wyniku takiego a nie innego ich zaprojektowania. Jeśli firma wygenerowała marnotrawstwo, może je wyeliminować, jeśli ma wolę przyznania się do błędów.

W szczupłej organizacji stawia się na produktywność, tak więc konieczność dodania większej liczby osób będzie automatycznie oznaczać, że wzrasta popyt. Dopóki udaje się utrzymać ciągły wzrost produktywności , nie ma znaczenia, jak duże jest twoje zatrudnienie. I tak będziesz zarabiać pieniądze.

Autor: Nick Katko

Autor jest praktykiem Lean Accounting z przeszło 25 letnim doświadczaniem. Przejrzyście objaśnia, w jaki sposób stosowanie Lean przynosi firmie pieniądze. Jest autorem książki „The Lean CFO: Architect of the Lean Management System”. Nick Katko będzie gościem specjalnym XVIII Konferencji Lean Management (12-14 czerwca 2018).