Czy zdarzyło Ci się wdrażać w swoim zespole naprawdę ciekawe i efektywne operacyjnie usprawnienia, a system księgowy wykazywał zerowy lub ujemny skutek finansowy? Czy twoi szefowie zatrzymali inicjatywy doskonalące, bo nie potrafili dostrzec ich odbicia w sprawozdaniu finansowym? W swoim artykule poniżej Nick Katko – gość XVIII Konferencji Lean Management (12-14 czerwca 2018) – wyjaśnia jak Lean Accounting może pomóc nam w uzyskaniu istotnie lepszych informacji dla potrzeb podejmowania decyzji.

Koncepcja Rachunkowości według zasad Lean (ang. Lean Accounting) ma zastosowanie do każdego rodzaju firmy, z dowolnej branży, która na poważnie wdraża strategię Lean Management.

Osobiście definiuję dwa obszary w Lean Accounting w następujący sposób:

• Rachunkowość Finansowa Lean (ang. Lean Financial Accounting) to stosowanie praktyk Lean Management w procesach księgowych,
• System Rachunkowości Zarządczej Lean (ang. Lean Management Accounting) to system wspierania procesów decyzyjnych każdej firmy stosującej w praktyce Lean Management.

Niektórzy eksperci Lean Accounting, tacy jak Jean Cunningham, Jerry Solomon, Brian Maskell czy Orry Fiume, definiują te dwa obszary Lean Accounting w następujący sposób:

1. Rachunkowość Finansowa Lean jako „Lean w zastosowaniu do rachunkowości” (ang. “Lean for Accounting”)
2. System Rachunkowości Zarządczej Lean jako „Rachunkowość w służbie Lean Management” (ang. “Accounting for Lean”).

Nie ma właściwie znaczenia, jakie terminy lub wyrażenia będziemy stosować, ważne jest zrozumienie różnicy między tymi dwoma obszarami. Przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo.

Rachunkowość Finansowa Lean

Rachunkowość Finansowa Lean to zastosowanie praktyk Lean we wszystkich procesach księgowych, mające na celu poprawę produktywności, czasu realizacji, jakości oraz poziomu świadczonych przez rachunkowość usług. Innymi słowy chodzi o eliminację marnotrawstwa w procesach księgowych. Przykładem może być zastosowanie technik Lean do eliminacji marnotrawstwa (strat) w procesie zamknięcia ksiąg na koniec miesiąca, aby skrócić potrzebny do tego celu czas.

Każdy dział księgowości może zacząć stosować praktyki Lean w swoich procesach, nawet jeśli Twoja firma nie zdecydowała się jeszcze na pełne wdrożenie Lean Management.

Zastosowanie praktyk eliminujących marnotrawstwo do procesów księgowych w żaden sposób nie zagraża zaspokajaniu wymogów sprawozdawczości finansowej, utrzymywaniu zgodności z przepisami podatkowymi lub innymi przepisami lub procedurami kontroli wewnętrznej. W gruncie rzeczy, z punktu widzenia filozofii Lean Management, utrzymywanie zgodności z przepisami i wymogami proceduralnymi stanowi standard jakości w procesach księgowych.

System Rachunkowości Zarządczej Lean

Systemy rachunkowości zarządczej są wykorzystywane przez kierownictwo do kontroli i pomiaru działalności przedsiębiorstwa oraz zapewniają ramy decyzyjne dla wszystkich rodzajów decyzji biznesowych. Są one nakierowane na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstw i nie są przeznaczone dla zewnętrznych interesariuszy. Chodzi o analizy finansowe, analizy operacyjne, pomiary i inne zestawienia informacyjne niezbędne do prowadzenia biznesu. Systemy rachunkowości zarządczej nie muszą być zgodne z żadnymi zewnętrznymi regulacjami.

Kiedy firma angażuje się w strategię Lean, zasady jej działania zmienią się wraz z wprowadzaniem kolejnych „leanowych” praktyk działania. Sposoby sprawowania kontroli, to co należy mierzyć, kryteria podejmowania decyzji biznesowych staną się zupełnie inne niż przed wdrożeniem Lean. Wewnętrzne raporty finansowe, analizy finansowe, pomiary, dane używane do kontroli poszczególnych funkcji i obszarów biznesowych, jak również kryteria podejmowania decyzji będą od tej pory musiały wspierać “Lean Thinking”.

Stąd wprost wynika potrzeba stworzenia Systemu Rachunkowości Zarządczej Lean. Ten proces to swoista podróż, podobnie jak wdrażanie Lean w całej organizacji. Bez dobrego Systemu Rachunkowości Zarządczej Lean nastąpi „rozjechanie się” praktyk Lean z informacją, jaką powinno otrzymywać kierownictwo firmy, aby zrozumieć i ocenić, jak dobrze działa i jak przebiega wdrożenie.

Ponieważ systemy rachunkowości zarządczej nie podlegają zewnętrznym regulacjom, mogą być elastycznie kształtowane przez same firmy. Z drugiej strony zmiana w systemach rachunkowości zarządczej w żaden sposób nie zagraża spójności zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.

Funkcja księgowości w każdej firmie wdrażającej Lean musi z czasem wiązać się z przejściem na System Rachunkowości Zarządczej Lean. Potrzeby i wymagania klientów wewnętrznych systemu rachunkowości zarządczej oraz zarządzanie firmą uległy zmianie z powodu wprowadzenia praktyk Lean. Dla funkcji księgowej ważne jest, aby zmiany w systemie rachunkowości zarządczej dostosowywały się do potrzeb jej klientów.

Autor: Nick Katko

Autor jest praktykiem Lean Accounting z przeszło 25 letnim doświadczaniem. Przejrzyście objaśnia w jaki sposób stosowanie Lean przynosi firmie pieniądze. Jest autorem książki „The Lean CFO: Architect of the Lean Management System”. Nick Katko będzie gościem specjalnym XVIII Konferencji Lean Management.