Ukryta korzyść wynikająca z myślenia i działania opartego na raporcie A3

Proces podejmowania decyzji z wykorzystaniem raportu A3 posiada szereg znanych powszechnie zalet. Wspomaga nas m.in. w przebyciu właściwego procesu myślowego, wspiera komunikację i buduje konsensus. Co więcej, stymuluje uczenie się, zmusza nas do skupienia się na najważniejszych działaniach, wspiera mentoring i właściwe przewodzenie zespołowi. Pomaga również rozwiązać wszelkiego rodzaju problemy natury operacyjnej, technicznej i organizacyjnej, jak również wymusza odpowiednie planowanie.

Ostatnio odkryłem jeszcze jedną korzyść wynikającą z wykorzystania procesu raportu A3 – okazuje się, że praca z raportem A3 jest skutecznym antidotum na brak cierpliwości.

Podczas mojej pierwszej sesji coaching’owej z nowym prezesem firmy, z którą od pewnego czasu pracuje nasz brazylijski Instytut (lean.org.br), spytałem go o – jego zdaniem – najpoważniejszy osobisty problem, kwestię lub zagadnienie, z którymi nie mógł sobie poradzić. Odpowiedział bez wahania: „Brakuje mi cierpliwości”. W dalszej części rozmowy przyznał, że próbuje z tym walczyć od dłuższego czasu, ale bez skutku. Miał nawet osobistego coacha i próbował terapii. Próby te nie przyniosły jednak żadnego rezultatu.

Mój klient właśnie co został mianowany prezesem firmy. Facet pod czterdziestkę, drugie pokolenie zarządzających rodzinnym biznesem (ojciec wycofał się z działalności operacyjnej i objął funkcję szefa rady nadzorczej). Przejął obowiązki po latach spędzonych na różnorakich stanowiskach w firmie (zaczynał pracę w rodzinnym biznesie jeszcze jako nastolatek). Firma rozwijała się prężnie, ale jak to zwykle bywa w takich sytuacjach, wraz z rozwojem czekało ja szereg wyzwań: ekspansja na nowe rynki zbytu, zatrudnienie odpowiednich menadżerów, itp.

Lista problemów zdawała się nie mieć końca. Z powodu swej wrodzonej niecierpliwości, był uznawany za gbura i choleryka, zupełnie niepotrafiącego słuchać co do niego mówili pracownicy. A to z kolei przekreślało cały wysiłek związany z angażowaniem i motywowaniem ludzi. Co gorsza, swoją postawą sprawił, że ludzie świadomie nie brali na siebie odpowiedzialności i omijali szerokim łukiem działania wiążące się z podejmowaniem ryzyka.

Na początku nie miałem zielonego pojęcia jak mogę mu pomóc. Sam byłem wielokrotnie świadkiem jak negatywny wpływ miała jego postawa na wyniki jego pracy, ale nie byłem pewny co mu doradzić. Pamiętałem ćwiczenie z oddychaniem, którego nauczyłem się jakiś czas temu – ot, zwykła praktyka medytacyjna. Poprosiłem go więc o zamkniecie oczu i skoncentrowaniu się na powtarzaniu mantry. Powiedziałem, żeby otworzył oczy, jak tylko się spostrzeże, że stracił koncentrację. Ku mojemu zdziwieniu, faza koncentracji trwała zaledwie kilka sekund.

Ponieważ nie byłem w stanie wymyślić niczego innego, postanowiłem oprzeć się na praktycznym podejściu coachingowym i spróbować rozwinąć jego umiejętności poprzez skoncentrowanie uwagi na istotnej kwestii związanej z rozwojem jego biznesu. Poszliśmy się więc przejść. Szybko zrozumiałem, że najbardziej palącym problemem w firmie było działanie nowego centrum dystrybucyjnego, które powodowało mnóstwo szumu informacyjnego, a przez to wprowadzało niepotrzebne zamieszanie po stronie klientów. Bez wahania zasugerowałem więc, żeby sporządził raport A3 dotyczący zmian i usprawnień w działaniu centrum dystrybucyjnego.

Krótko wyjaśniłem logikę raportu A3 i poprosiłem o sporządzenie raportu na zadanie domowe przed naszym kolejnym spotkaniem. Zwróciłem mu szczególną uwagę na proces myślowy zaszyty w strukturze raportu oraz zasugerowałem, że w podobny sposób powinien postąpić ze swoimi dyrektorami. Zasugerowałem również, aby zwrócił uwagę na niektóre z raportów opracowanych przez jego team. Raport A3 był już używany w firmie jako narzędzie do rozwiązywania problemów, ale jeszcze nie jako metoda coachingu podwładnych.

Po jakimś miesiącu spotkaliśmy się ponownie i pierwszą rzeczą, jaką usłyszałem z jego ust było: „Podoba mi się ten raport A3. Nie uwierzysz, ale myślenie, które on wymusza, powoduje spadek mojej niecierpliwości”. Byłem naprawdę zdumiony. Po wielu latach uczenia i stosowania metody myślenia zaszytej w raporcie A3 nagle zrozumiałem, że posiada on jeszcze jedną, niewiarygodnie ważną zaletę. Wcześniej nigdy o tym nie myślałem w taki sposób.

Prezes wyznał, że na samym początku pusta kartka papieru wprawiła go w stan podenerwowania i że początkowo nie był w stanie w ogóle się skoncentrować. Ale z czasem, zmuszony był zacząć myśleć coraz bardziej szczegółowo a to z kolei sprawiło, że nie zrobił tego co zwykł typowo czynić przy rozmyślaniach nad rozwiązaniami problemów, a mianowicie nerwowego wypisywania listy rzeczy do zrobienia, które w dodatku powinny być wykonane od razu (co tak na marginesie zwykle nie prowadzi do sensownych i skutecznych rozwiązań).

Proces myślenia oparty na A3 sprawił, że zaczął on myśleć mniej arogancko, a zdecydowanie bardziej rzeczowo. Spostrzegł, że nie znał wielu szczegółów i że tak naprawdę wcale nie musi znać i rozumieć wszystkiego. To co musiał tak naprawdę zrobić, to zapisać na papierze kilka istotnych rzeczy, co z początku było bardzo trudne. Po kilku kolejnych spotkaniach (nie, nie myślcie, że po pierwszym razie był on w stanie odmienić swoje zachowanie), poziom jego zniecierpliwienia zaczął opadać.

Kilkoro z jego kolegów i współpracowników jest zaskoczonych jego odmienionym podejściem do pracy. Opowiedzieli mi, że od pewnego czasu chodzi znacznie mniej zdenerwowany, ma więcej cierpliwości do ludzi i zdarza mu się nawet wysłuchać kogoś do samego końca bez przerywania. Ale nadal pozostają trochę nieufni zadając mi od czasu do casu pytanie, czy przypadkiem nie odgrywa sztucznie jakieś roli, aby zaskarbić sobie chwilowo przychylność pracowników.

Ćwiczenie i medytacja są zazwyczaj zalecane w przypadkach nadpobudliwości i braku cierpliwości. Być może udało nam się znaleźć nowe lekarstwo na tę przypadłość: proces myślenia zaszyty w metodzie raportu A3, który bez wątpienia wspiera proces naszego rozumowania, rozwiązywania problemów i dokonywania strategicznych wyborów. Ale co równie ważne, zmusza nas do wyciszenia i opanowania się, koncentracji oraz dogłębnego przemyślenia faktów. Pozwala nijako „płynąć naszym myślom”. Jest to tak samo ważne jak inne zalety myślenia wymuszonego strukturą raportu A3. Tak się przynajmniej stało w przypadku mojego prezesa.

José Ferro

Autor jest szefem brazylijskiego Lean Institute Brazil – jednego z największych na świecie ośrodków specjalizujących się w tematyce Lean Management. Jose Ferro będzie jednym z pięciu gości specjalnych XV Konferencji Lean Management, która odbędzie się w dniach 16-18 czerwca 2015 roku we Wrocławiu. Więcej informacji na temat konferencji na stronie www.leankonf.pl.

Artykuł został oryginalnie opublikowany w “The Lean Post”. Link do artykułu znajduje się tutaj.